Twórca Forum Ekonomicznego: Karpacz może nie być ostatecznym wyborem

Gdy większość konferencji odbywała się online, my postawiliśmy na dotychczasową formułę – mówi Zygmunt Berdychowski, przewodniczący Rady Programowej Forum Ekonomicznego.

Forum Ekonomiczne wyprowadza się z Krynicy. Jak wybierana była nowa siedziba?

Oferty czterech grup partnerów analizowała komisja przetargowa Rady Programowej Forum Ekonomicznego. Wszyscy bardzo zabiegali, byli wręcz zdeterminowani, aby nasz kongres odbywał się przy współpracy z nimi, w lokalizacjach z ich punktu widzenia atrakcyjnych. Większość oferowała nam bardzo atrakcyjne warunki współpracy.

Goszczenie Forum jest atrakcyjne, bo daje możliwości związane z promocją i rozwojem małych społeczności oraz województwa. Ofertę województwa dolnośląskiego, która najbardziej spodobała się komisji przetargowej, przygotowało wspólnie aż sześć podmiotów. I to one dostały wyłączność na dalsze negocjacje do 25 stycznia. Jeżeli do tego dnia nie zostanie podpisana umowa, to zaczniemy rozmowy z województwem wielkopolskim, Poznaniem i Międzynarodowymi Targami Poznańskimi, których oferta była równie dobra.

Intensywność prac nad kolejną edycją będzie w dużej mierze uwarunkowana sytuacją z pandemią. Trudno rozmawiać o tym, co może wydarzyć się we wrześniu, jeśli w lutym liczba zachorowań ponownie zacznie wzrastać. Mówimy o umowie na sześć–osiem lat.

CZYTAJ TAKŻE: Forum Ekonomiczne rozrusza Karpacz?

29 lat istnienia Forum pokazało, że jest to wydarzenie wyjątkowe i że cieszy się ogromnym zainteresowaniem. Tak jest to odczytywane przez partnerów. Obie najpoważniejsze zaproponowane lokalizacje dysponują infrastrukturą do organizacji tak dużych wydarzeń. To nie jest łatwe, bo nie jest tak, że wszędzie w Polsce mamy od ręki możliwość zorganizowania kongresu na 5 tys. osób. Stąd nasze pytanie o oferty goszczenia Forum trafiło tylko do wybranych miejsc.

Specyfiką Krynicy było to, iż – z racji trudnego dojazdu – goście zostawali na dłużej. Czy z Poznania nie wyjechaliby od razu, np. po swoim panelu?

To jest jeden z powodów atrakcyjności oferty Dolnego Śląska i Karpacza. W Poznaniu to zagrożenie jest, ale z drugiej strony teren Międzynarodowych Targów Poznańskich to zielona strefa, w której będą przebywali tylko goście Forum. Cała infrastruktura jest na miejscu.

Uczestnicy nie będą uciekali na miasto w poszukiwaniu okazji do spotkań, bo na terenie MTP można stworzyć unikalny klimat, są restauracje. Trudno stworzyć takie warunki w zamkniętych nawet bardzo dużym budynkach, jakie można znaleźć w Warszawie, Katowicach lub Rzeszowie.

Pomiędzy przeszklonymi pawilonami można spokojnie spacerować, rozmawiać, można przejść do restauracji, pozostając cały czas na terenie konferencyjnym. Taka lokalizacja ma wiele zalet, baza hotelowa jest duża, na wysokim poziomie i zróżnicowana pod względem hotelowych gwiazdek i jakości. To dla nas niesłychanie ważne: w 2019 r. goście Forum zarezerwowali prawie 7 tys. pokoi.

Forum to szereg wydarzeń towarzyszących. Nadal będą organizowane w innych miastach wokół głównej, centralnej lokalizacji?

Faktycznie zbudowaliśmy szereg wydarzeń towarzyszących, takich jak Forum Młodych, Trzeciego Wieku, Samorządowe, Ochrony Zdrowia i inne. Wciąż są częścią głównej konferencji, ale niektóre były na tyle duże i miały na tyle specyficzną, wymagającą publiczność i uczestników, że stały się odrębnymi wydarzeniami. Nie wszystkich da się oczarować ogólnymi tematami, chcą szczegółów i bardziej specjalistycznej wiedzy o opiece zdrowotnej, zarządzaniu kryzysami, energetyce i wielu innych.

CZYTAJ TAKŻE: Forum Ekonomiczne 2020: Karpacz zamiast Krynicy

To w sumie kilkanaście wydarzeń, które stały się zupełnie specjalnym i wyjątkowym zjawiskiem, dzięki nim Forum się rozwijało. Takie pączkowanie wokół dużej konferencji mniejszych ośrodków w regionie daje im szanse na rozwój. Dlatego wydarzenia towarzyszące to wątek, który pojawia się w rozmowach z nowymi partnerami: czy są w stanie zagwarantować uczestnikom kongresu w regionie inne lokalizacje pod takie spotkania. Nasi najpoważniejsi kandydaci w rozmowach deklarują, iż takie lokalizacje posiadają.

Jakie inne wydarzenia, poza Forum Ekonomicznym, będą jeszcze organizowane w przyszłości?

Choćby Forum Europa–Ukraina. Jednak w 2021 r. nie uda się go zorganizować z powodu pandemii. UE wprowadziła zakaz wjazdu z Ukrainy, jest obowiązkowa kwarantanna – w tych warunkach nie uda się tego zrobić. Planujemy też Europejski Kongres Samorządów na 10 maja.

Czy uda się w tym terminie? Takie mamy nadzieje i planujemy to wydarzenie. Podobnie jak Forum Przemysłowe w grudniu 2021 r.

Jak samorządowcy podchodzą do organizowania konferencji?

Zdecydowanie pozytywnie, widać ich determinację do tego, aby budować i kreować takie wydarzenia. Nie chodzi tylko o samorządowców, także w administracji rządowej widać trend, aby decentralizować wydarzenia, które odbywają się z jej udziałem. Widać to było choćby po szczycie Grupy Wyszehradzkiej – odbył się w Lublinie. Miało mu towarzyszyć forum środkowoeuropejskie, które nie odbyło się jednak z powodu pandemii.

CZYTAJ TAKŻE: Karpacz na krawędzi. „Będą dramaty ludzkie, masa bankructw”

Trzeba inwestować w nowe ośrodki, które nie mają takich tradycji i doświadczeń w organizowaniu wielkich wydarzeń jak Krynica czy Warszawa. Widać to choćby po patronacie prezydenta Andrzeja Dudy nad organizowanym w Rzeszowie Kongresem 590. Pomorze wspiera sopockie Forum Nowych Idei. Cieszy, iż tego rodzaju inicjatyw jest więcej, ale żadna nie jest podobna do naszego Forum, choćby dlatego, że teraz będziemy obchodzić 30-lecie.

Już w 2009 r., przy okazji negocjowania wygasającej obecnie umowy z Krynicą, były nieudane rozmowy z Poznaniem czy Sopotem.

Poznań też był wówczas wysoko przez nas oceniany, są tam bardzo dobra infrastruktura, wysokiej klasy specjaliści i warunki. Sopot również był oceniony bardzo dobrze – nie zwróciliśmy się teraz do nich, bo wykreowali Forum Nowych Idei w podobnym terminie co nasze Forum. Dwa duże wydarzenia za blisko siebie, w jednym miejscu, nie są dobrym pomysłem.

Macie już doświadczenie w organizowaniu Forum Ekonomicznego w Karpaczu. Ekspresowe przenosiny do tego miasta tegorocznej edycji Forum były zdarzeniem zupełnie bezprecedensowym. Kiedy zapadła decyzja, aby zorganizować je w Karpaczu, a nie w Krynicy-Zdroju?

Zapadła w ostatnim możliwym momencie, czyli 16 sierpnia, kiedy upływały terminy wpłacenia zaliczek na hotele, budowę tymczasowych pawilonów i dla firm organizujących zaplecze techniczne. Gdybyśmy wówczas dokonali tych wpłat, oznaczałoby to, że niezależnie od tego, czy Forum w Krynicy się odbyło czy nie, pieniędzy byśmy nie odzyskali.

CZYTAJ TAKŻE: Burmistrz Krynicy-Zdroju: Jeśli ruszy branża turystyczna, jest dla nas nadzieja

Tymczasem od lipca w powiecie nowosądeckim obowiązywały restrykcje czerwonej strefy w związku z wysoką liczbą zachorowań na koronawirusa. Te ograniczenia dotyczyły wielu aspektów życia, był m.in. zakaz organizowania wszelkich konferencji, i to obejmowało także Krynicę-Zdrój. Uniemożliwiało to zrobienie tam czegokolwiek. Najgorsze było jednak to, że nie wiedzieliśmy, kiedy się ta sytuacja skończy. Musieliśmy w ostatnim momencie podjąć decyzję – Forum poza Krynicą albo wcale.

Taka decyzja po 29 latach w Krynicy nie była raczej łatwa?

Oczywiście, ale to była wtedy jedyna opcja. Czekaliśmy z tą decyzją do ostatniego momentu, czyli terminu, gdy musielibyśmy wydać pieniądze na zaliczki. Goście też przez pewien czas wyczekiwali, jednak z powodu obostrzeń w czerwonej strefie coraz częściej rezygnowali z uczestnictwa.

Karpacz był od razu rozważany jako potencjalna lokalizacja do przenosin?

To nie była tak oczywista decyzja, a lokalizacja pojawiła się jako efekt rozmów, jakie prowadziliśmy z kilkoma podmiotami, m.in. centrum handlowo-konferencyjnym Ptak pod Warszawą, a także z Krakowem oraz Karpaczem. Dopiero wynik tych rozmów i nasze doświadczenia z organizacją innych wydarzeń spowodowały, iż zapadła decyzja o zorganizowaniu Forum Ekonomicznego właśnie tam. Na decyzję mieliśmy trzy dni, to były zwariowane realia.

Biorąc pod uwagę uwarunkowania związane z pandemią, był to frekwencyjny sukces?

Faktem jest, że podczas pandemii nikt nie zrobił w  Polsce większej konferencji, mieliśmy szczęście, iż notowaliśmy wówczas w kraju najniższy poziom zachorowalności. W efekcie zarejestrowani na Forum goście chętniej decydowali się na przyjazd do Karpacza. Było ich 1,8 tys.

To oznacza, że nie można tego wydarzenia porównywać do Forum z 2019 r. Wówczas mieliśmy w Krynicy 5 tys. gości. Jednak już sam fakt, iż tegoroczna konferencja się odbyła, był niebywałym wręcz sukcesem.

CZYTAJ TAKŻE: Krynica walczy o usunięcie izolatoriów z terenu miasta

W czasie, gdy większość konferencji odbywała się online, my postawiliśmy na dotychczasową formułę bezpośrednich spotkań. Dzisiaj łatwo to powiedzieć, ale wówczas było to wyzwanie i ryzyko. Ale się opłaciło, ludzie chcieli i chcą rozmawiać, i my odpowiedzieliśmy na taką potrzebę. W internecie można mieć jednorazowe wydarzenia, wykład, prezentację. Coś, co opiera się na spotkaniu, rozmowie, wymianie wizytówek – już nie. Taka konferencja jak nasza polega na bezpośrednich spotkaniach i w tym tkwi jej siła oraz sukces.

Co przeważyło na rzecz wygranej Karpacza?

Głównie szybka odpowiedź od lokalnych włodarzy. Z propozycją zorganizowania takiego wydarzenia zwróciliśmy się przecież do potencjalnych partnerów bardzo późno. Do końca czekaliśmy na rozwój sytuacji w Krynicy. Nie byliśmy przygotowani na te wszystkie okoliczności.

Na miesiąc przed terminem nie powinno się przecież nigdy zmieniać lokalizacji tak dużej konferencji. Władze Karpacza nam zaimponowały, mówiąc po prostu: „jesteśmy gotowi, mamy potencjał, przyjmiemy was i możemy zorganizować takie wydarzenie wspólnie”. Rozmawialiśmy też równolegle o dwu innych lokalizacjach, ale w ich przypadku już podczas negocjacji rodziły się wyzwania i problemy, których nie widzieliśmy w Karpaczu.