Samorządy szukają cyfrowej drogi do przyszłości

Co powinniśmy zmienić i jakie działania musimy, aby przyspieszyć proces cyfryzacji administracji? Zwłaszcza dzisiaj, gdy borykamy się z problemami jakie przyniosła nam epidemia Covid-19.

Odpowiedzi na pytanie szukali uczestnicy „Cyfrowe wyzwania dla administracji samorządowej – perspektywa 2030. Potrzeba redefinicji”, jaka odbyła się podczas 24. Konferencji Miasta w Internecie.

– Na początek chciałbym trochę zamieszać. Wspomniany w tytule debaty rok 2030 to jest bardzo odległa perspektywa. Z doświadczenia, jakie wyniosłem z pracy w Ministerstwie Finansów, wiem, jak wygląda proces np. budżetowania w projektach, których realizacja zaplanowana jest na dłużej niż rok. Stąd wiem, że przy takiej perspektywie powinniśmy raczej mówi o zmianach sposobów budżetowania, a nie nowych rozwiązaniach cyfrowych – mówił Ryszard Hordyński, dyrektor ds. strategii i komunikacji w Huawei Polska.

– Z drugiej strony, drugi punkt widzenia gdy mówimy o 2030 r., to moja obecna firma planuje na ten okres wprowadzenie 6G. To wszystko w czasie, gdy my w Polsce obecnie dyskutujemy o 5G – mówił.

Powolny proces cyfryzacji

Procesy cyfryzacyjne w Polsce, zwłaszcza gdy mówimy o administracji, przebiegają nie tylko powoli, ale często także bez koordynacji.

– Pandemia pokazała nam, jak niedoskonały jest obecny proces cyfryzacji – rozpoczęła dyskusję Anna Dwurnik, główny specjalista, Biuro ds. Inteligentnego Zarządzania Zrównoważonym Rozwojem-Smart City, Urząd Miasta Kielce.

– Wszyscy mówiliśmy sobie, że mamy ogromną ilość e-usług, co zmieniająca się rzeczywistość szybko zweryfikowała – wyjaśniała.

– Współpraca pomiędzy rządem, a niższymi szczeblami samorządu powinna być bardziej ścisła. Kluczowa w tym miejscu jest działalność organizacji skupiających samorządy, takich jak Związek Miast Polskich czy Unię Metropolii – mówiła Dwurnik podkreślając, że cel tej współpracy jest bardzo jasny. W toku rozmów podczas konferencji wielokrotnie mówiono o potrzebie zbudowania platformy, która pozwoliłaby na wymianę doświadczeń i gotowych rozwiązań pomiędzy samorządami.

– Wiele samorządów posiada bardzo ciekawe rozwiązania. Mówimy o dobrze zaprojektowanych i sprawdzonych usługach. Problem w tym, że są one dosyć mocno rozproszone. Stworzenie platformy dla takich usług sprawi, że więcej podmiotów włączy się w proces ich rozwoju i będzie mogło podzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem z innymi. To pozwoli na szybsze tworzenie nowych, jeszcze lepszych rozwiązań – podkreślała.

Samorządy potrzebują zmiany podejścia

Dr inż. Jakub Chabik, Katedra Informatyki w Zarządzaniu, Politechnika Gdańska, zwrócił uwagę na inny problem, jakim jest obecne podejście do zagadnienia cyfryzacji w samorządach oraz sposoby, w jaki często podchodzą do realizowanych projektów,

– Najważniejsza, wydaje mi się, jest zmiana perspektywy. Jest to szczególnie ważne dla samorządów. Do tej pory perspektywa była albo wokół samej usługi, albo wokół instytucji, która ją świadczy. Dzisiaj kluczowe jest to, by w centrum postawić obywatela z całą złożonością, którą to pojęcie niesie. Czy potrafi on wyszukać daną usługę? Czy potrafi on z niej skorzystać – pytał.

Trzeba tutaj podkreślić, że sytuacja w najbliższych latach wcale nie musi się poprawiać. Problemem są obecne trendy demograficzne w Polsce oraz starzenie się społeczeństwa.

– Mamy ciągle wielu cyfrowo wykluczonych seniorów, którzy korzystali z urzędu tradycyjnego, a którzy dzisiaj są bez urzędu, gdyż nie mają kompetencji na skorzystanie z urzędów cyfrowych – podkreślał.

Dr Chabik zwrócił uwagę na jeszcze jedną bardzo ważną kwestię, która często jest dużą bolączką tworzonych systemów.

– Musimy się zastanowić, w przypadku wielu usług, czy nie dałoby się ich zrealizować prościej, albo wręcz nie realizować wcale. Dzisiaj często jest tak, że powstające rozwiązania cyfrowe polegają na odtworzeniu biegu sprawy z czasów przedcyfrowych. Tymczasem dzisiaj największą wartość dodaną dałaby nam kompletna redefinicja procesów administracyjnych z zaznaczeniem, że „digital first” – podkreślał.

Spojrzenie „digital first” jest niestety nadal mocno odległe, gdy mówimy o administracji. Zmiany zachodzą, ale nie tak szybko, jakbyśmy sobie tego życzyli. Ryszard Hordyński, dyrektor ds. strategii i komunikacji w Huawei Polska, wskazał trzy kwestie, które mogłyby je przyspieszyć.

– Ważne są trzy elementy. Pierwszy to dostęp do szybkiego Internetu. Oczywiście najlepiej by było, gdybyśmy wszyscy mieli dostęp do światłowodu. Wiemy jednak także, że koszty i procedury związane z budową takie infrastruktury są znaczne. Tutaj pojawia się 5G, o którym mówi się jako światłowód radiowy – mówił Ryszard Hordyński, dyrektor ds. strategii i komunikacji w Huawei Polska.

– Druga rzecz, na której bym się skupił w punktu widzenia samorządów, to uwspólnotowienie infrastruktury. Mówię o takich rozwiązaniach jak np. chmura. Zamiast skupiać się na budowie infrastruktury dla siebie powinniśmy myśleć o budowie jednej infrastruktury wspólnej, która byłaby dzierżawiona – podkreślał.

– Trzecia rzecz, to kwestia uwspólniania pewnych procedur. Przykład Karty Dużej Rodziny. Ja, dla przykładu, wyrabiając elektroniczną kartę musiałem wypełnić wszystkie papierowe wnioski. Z tego powodu wydaje mi się, że administracja lokalna powinna spojrzeć na procesy z punktu widzenia klienta, jakim jest obywatel. A obywatel chciałby mieć wszystko w jednym miejscu i najlepiej elektronicznie – mówił Hordyński.

Mentalność stoi na drodze zmian

– W krótkim czasie nie uda nam się nadrobić wszystkich zaległości. Rozmawiamy jednak o perspektywie do 2030 r., a dekada w świecie cyfryzacji to ogromna przestrzeń czasu. Rozwiązania technologiczne zmieniają się często w ujęciach miesięcznych, a nie rocznych – wskazywał dr Paweł Modrzyński, Wydział Zarządzania Uniwersytetu Techniczno-Przyrodniczego w Bydgoszczy.

– Formułując nową strategię do 2030 r. musimy zastanowić się najpierw, co jest kluczowe. Mamy wiele zaniedbań. Widzimy je chociażby w systemie kształcenia, gdzie nauczyciele wykorzystują narzędzia analogowe materiały dydaktyczne w sposób cyfrowy. Obecnie mamy bardzo niewiele materiałów do kształcenia w pełni cyfrowego – wskazywał Modrzyński.

Wszelkie koncepcje i strategię zawsze natrafiają jednak na jeszcze jedną, ogromną przeszkodę. Być może, jest to największy hamulcowy wszelkich zmian. Jest nią ludzka mentalność.

– Największym problemem w cyfryzacji państwa polskiego, zarówno w przypadku administracji centralnej jak i samorządowej, jest mentalność. Problemem jest to, co mamy w głowach. Bez tej fundamentalnej zmiany nie uda nam się tego procesu ruszyć – mówiła Dorota Zmarzlak, wójt Gminy Izabelin, członek Zarządu Stowarzyszenia „Samorządy dla Polski”.

– Drugim problemem, z jakim musimy sobie poradzić, jeśli chcemy myśleć o cyfryzacji, to kwestia przepisów. Obecnie jesteśmy zasypywani mnóstwem regulacji, które blokują cały proces. Niektóre z nich wymagają całkowitej zmiany. Inne tylko adaptacji. Przykładem niech będzie np. archiwizacji dokumentów. Mamy taką kategorię, tzw. kategoria A, do której zaliczamy dokumenty, które muszą być przechowywane przez 50 lat w papierze i nie możliwości ich zdigitalizowania – mówiła.

– Zacznijmy od zmiany tego, co mamy w głowach. Potem zmieńmy przepisy. Kiedy to dokonamy to możemy zabrać się wymyślanie rozwiązań przyszłości – podsumowała.

Debatę poprowadził Krzysztof Głomb, prezes stowarzyszenia Miasta w Internecie.

Opinie:

Dr inż. Jakub Chabik, Katedra Informatyki w Zarządzaniu, Politechnika Gdańska:

Widzę cztery główne wyzwania cyfrowego państwa.

Pierwszym i najważniejszym jest ponowne przemyślenie usług publicznych pod kątem ich sensowności i struktury. Dzisiaj część usług jest niepotrzebnie skomplikowana – i ich digitalizacja nie ma sensu, bo jedynie konserwuje „papierowy proces” w cyfrowej postaci. Klasyczny przykład to rejestracja samochodu używanego – wymagająca dwóch wizyt w urzędzie i wymiany tablic. Należy więc usługi przemyśleć, przeprojektować – a z części po prostu zrezygnować.

Drugie wyzwanie to postawienie w centrum obywateli, z całą ich różnorodnością. W Polsce mamy dorastające pokolenie „cyfrowych tubylców”, nieomal urodzonych ze smartfonem, dla których wszelki kontakt z „papierowym państwem” to powód frustracji. Na drugim biegunie – wykluczonych cyfrowo seniorów, osoby słabo wykształcone, dla których kontakt osobisty, ewentualnie telefoniczny to kwestia nie tyle wyboru, co konieczności. I wszystko pośrodku. Państwo powinno więc tę samą usługę (np. wniosek o świadczenie społeczne) dostarczać w inny sposób – dostosowany do nawyków i możliwości konkretnego obywatela.

Trzecie wyzwanie to sprawność administracji cyfrowej. Dzisiaj daleko od ideału. Pisma otrzymywane przez ePUAP często mają postać skanów papierowych pism z podpisami i pieczęciami. Wnioski giną w urzędach bez odpowiedzi. Martwym prawem pozostaje art. 220 kpa – urzędy wciąż domagają się od obywateli pośredniczenia w korespondencji między sobą. Moja gmina na przykład domaga się od rodziców przedkładania zaświadczenia, że ich dzieci chodzą do szkoły – podczas gdy sama ma bazę meldunkową, a dla większości szkół na terenie gminy jest organem założycielskim.

Czwarte wyzwanie to chmura. Aktualny model „wyspowej” cyfryzacji sprawia, że takie same lub podobne jednostki (np. różne powiaty, służby weterynaryjne, transprotowe, itd.) tworzą od podstaw te same albo bardzo podobne usługi. Tymczasem to państwo powinno zapewniać takie usługi z chmury – a jeśli nie samą usługę końcową, to komponenty do niej (np. uwierzytelnienie, składowanie dokumentów, informację o ubezpieczeniu) w postaci tzw. API.

Cyfrowa Polska powinna być krajem, który sprawnie i skutecznie świadczy usługi obywatelom, jednocześnie dostosowując ich formę do ich możliwości i przyzwyczajeń.

 

Ryszard Hordyński, dyrektor ds. strategii i komunikacji w Huawei Polska:

Znaleźliśmy się dzisiaj w sytuacji, gdy cyfryzacja nie jest już planem na przyszłość, tylko koniecznym działaniem. Przekonaliśmy się jako biznes, państwo czy lokalne społeczności, że proces ten można przejść szybko, ale co ważniejsze, że potrzebujemy nowych technologii, by normalnie funkcjonować nie jutro, za rok, tylko teraz. Pracujemy, uczymy się, załatwiamy bieżące sprawy zdalnie. Obecnie to władze samorządowe są najbliżej tego wyzwania. Każdego dnia widzą jak przyspieszona cyfryzacja wpływa np. na szkoły, urzędy czy szpitale, które powinny wspierać obywateli bez względu na wszystko.

Niestety samorządy poza dużymi ośrodkami miejskimi mierzą się z wieloma wyzwaniami w obszarze cyfryzacji, w głównej mierze związanymi z brakiem finansowania lokalnych potrzeb, wskazówek technicznych i braków kadrowych, które nie pozwalają sprawnie odpowiedzieć na wymogi czasów.

Efektem jest m.in. niska jakość usług czy odpływ młodych ludzi do miast – ludzi, którzy mogliby nadać ton dalszym zmianom. Dzisiaj administracja samorządowa powinna być sprawna i nowoczesna, dzięki czemu może być partnerem dla przedsiębiorców i prawdziwym kreatorem rozwoju gospodarczego. Do tego konieczny jest jednak dostęp do nowoczesnych technologii, w tym szybkiego Internetu powszechnie wykorzystywanego we wszystkich obszarach gospodarki i nowoczesnego rolnictwa.

Nowoczesne technologie mają ogromny potencjał, by wesprzeć samorządy. Zapewnienie dostępu do innowacyjnych sieci 5G czy wysoce dostępnych usług w chmurze może mieć korzystny wpływ chociażby na demografię gminy. Innowacje te pozwolą bowiem efektywnie pracować zdalnie w dużych firmach i jednocześnie żyć w małych, rodzinnych miejscowościach. Nowoczesne technologie mogą obniżyć więc skłonność młodych osób do migracji do wielkich miast, poprawić możliwości edukacyjne i zachęcić do osiedlania się na terenach o wysokim stopniu dostępu do usług telekomunikacyjnych. To samo w sobie może być z kolei zachętą dla inwestorów, którzy zamiast szukać pracowników w dużych ośrodkach, będą koncertować się na lokalnych społecznościach.

Nowe technologie to też ogromna szansa, by uwolnić lokalne społeczności od zanieczyszczeń powietrza. Samo wdrożenie sieci 5G w polskich miastach i gminach może zmniejszyć emisje dwutlenku węgla o 23,5 mln ton do 2030 roku. Samorządy stoją dziś więc przed ogromną szansą, by stworzyć nie tylko ekonomicznie atrakcyjne, ale i zdrowe, przyjemne miejsce do życia i pracy dla Polaków.

 

Krzysztof Głomb, prezes stowarzyszenia Miasta w Internecie

Debaty podczas 24 Konferencji „Miasta w Internecie” przyniosły wiele dowodów na to, że COVID-19 otworzył wśród samorządowców okno dla akceptacji koniecznych zmian w sposobie świadczenia cyfrowych usług publicznych dla mieszkańców. W 30 roku odrodzonej samorządności warto zainicjować i zaawansować debatę o nowym, adekwatnym do dzisiejszych potrzeb modelu e-usług, który cechować musi ich standaryzacja i uporządkowanie oraz wykorzystanie nowych technologii cyfrowych, m.in. chmury obliczeniowej i sztucznej inteligencji.

Kluczowe dla powodzenia tych planów będą trzy działania: po pierwsze – zbudowanie solidnej podstawy teoretycznej dla krajowego systemu e-usług administracji, którą stać się może zaawansowana w b. Ministerstwie Cyfryzacji tzw. Architektura Informacyjna Państwa. Po drugie – dokonanie skutecznych uzgodnień między środowiskiem samorządowym – tak na poziomie politycznym, jak i organizacyjnym – dotyczących zasad i form współpracy w rozwoju jednolitej wizji e-administracji w Polsce. Konieczne tu wydaje się np. stworzenie centrum kompetencji na poziomie centralnym, które wspierać będzie samorządowców w ich inwestycjach w rozwiązania cyfrowe. I po trzecie – mądre, wspólne zaprojektowanie programów, które sfinansują rozwój cyfrowy na poziomie lokalnym i regionalnym, w tym PO Polska Cyfrowa na lata 2021-2027 oraz Krajowego Programu Odbudowy.

Sukces w ich realizacji zależy dziś tylko od naszej gotowości od współpracy, wzajemnego zaufania i kompetencji partnerów rządowych i samorządowych. Najbliższy rok pokaże, czy sprostaliśmy temu wzywaniu.