Kopiowanie dokumentów to dziś to standard, a nie przywilej

Urzędnik powinien stronie postępowania kserować akta sprawy, ale nie za darmo. Za tego rodzaju usługę trzeba zapłacić – orzekł Naczelny Sąd Administracyjny.

Kodeks postępowania administracyjnego powstał w czasach, kiedy nie było telefonów komórkowych, skanerów czy kserokopiarek. Z tego powodu dziś jego stosowanie bywa czasami trudne. 8 października Naczelny Sąd Administracyjny podjął uchwałę w składzie siedmiu sędziów, która rozstrzygała tego rodzaju problem. Chodziło konkretnie o kserowanie akt sprawy.

Prawo strony i rzeczywistość

Uchwała była odpowiedzią na pytanie prawne rzecznika praw obywatelskich. Dotyczyło ono interpretacji art. 73 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z tym przepisem strona ma prawo wglądu w akta sprawy w obecności pracownika urzędu. Może też sporządzić z nich notatki, odpisy, kopiować. Prawo do tego przysługuje także po zakończeniu postępowania. Dodatkowo stronie przysługuje przywilej żądania uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy – pod warunkiem że stoi za tym ważny interes strony.

Okazało się, że na tym tle dochodzi do sporów, gdy chodzi o kopiowanie akt sprawy. Sądy rozstrzygają je zaś bardzo różnie. Powstały dwie linie orzecznicze. Pierwsza z nich mówi, że urzędnicy, prowadząc postępowania, nie muszą na podstawie tego przepisu na każde żądanie strony sporządzać kopii. Z językowej wykładni przepisu wynika, że musi być istotny powód wskazany przez stronę. Dopiero wtedy urzędnik kseruje. Nie wszystkie sądy uważają tak samo. Jest druga linia orzecznicza, że sporządzenie kopii pisma (ksero) z akt sprawy jest tożsame z udostępnieniem akt rozumianym według art. 73 § 1 k.p.a.

RPO postanowił więc zadać pytanie NSA, czy w ramach udostępniania akt stronie na podstawie art. 73 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego mieści się sporządzenie przez organ (w sposób wynikający z posiadanych możliwości technicznych i organizacyjnych) kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy.

– Pierwsza linia orzecznicza jest bardziej rygorystyczna i dominuje w urzędach – mówił Joanna Lipińska z Biura RPO podczas rozprawy przed NSA. – Druga linia jest zdecydowanie lepsza. Kserokopiarki są dziś na wyposażeniu każdego urzędu, dlaczego strony postępowań administracyjnych nie miałyby z nich skorzystać, oczywiście nie za darmo. Chcemy, by NSA przesadził, która linia jest właściwa – tłumaczyła Joanna Lipińska.

Inaczej uważała jednak przedstawicielka Prokuratury Krajowej. Każdy obecnie korzysta z telefonu komórkowego. Może więc zrobić zdjęcia aktom, są też skanery. Art. 73 § 1 k.p.a. nie nakłada na urzędników obowiązku kserowania akt za każdym razem, gdy strona o to wystąpi – wyjaśniła prokurator Renata Jabłońska.

NSA tak jak RPO

– Strony postępowania mają prawo składać wnioski w urzędach o skopiowanie akt ich sprawy. Pracownicy powinni je skserować. Nie każda osoba ma możliwość skopiowania akt na własną rękę. Strona nie musi udowadniać, że ma bardzo ważne powody. Chodzi przede wszystkim o ochronę praw osób o niskich dochodach, schorowanych czy seniorów – tłumaczył, uzasadniając uchwałę Naczelnego Sądu Administracyjnego, sędzia Jacek Chlebny.

Podkreślił jednak, że kserowanie zależy od dobrej woli urzędnika i każdą sprawę trzeba badać indywidualnie. ©?

sygn. akt: I OPS 1/18