Z tego artykułu dowiesz się:
- Jakie modele skracania czasu pracy testują polskie samorządy i które z nich przynoszą najlepsze rezultaty.
- Dlaczego krótszy czas pracy, wbrew pozorom, może realnie podnosić efektywność urzędników i jakość obsługi.
- Z jakimi barierami prawnymi i organizacyjnymi mierzą się pionierzy tej zmiany i jak sobie z nimi radzą.
- W jaki sposób nowa organizacja pracy w urzędach staje się odpowiedzią na wyzwania współczesnego rynku pracy.
Choć dla wielu skrócony czas pracy nadal brzmi jak odważny eksperyment, w części polskich miast, gmin i instytucji stał się już codziennością. W tym roku rozwiązanie to jest testowane na szeroką skalę w ramach pilotażu Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, ale niektóre samorządy wyprzedziły rządowy program nawet o kilkanaście miesięcy.
Pilotaż trwa
Doświadczenia jednostek, które wprowadziły skrócony czas pracy pokazują, że wcale nie musi to oznaczać gorszej obsługi mieszkańców. Wręcz przeciwnie – może zwiększać efektywność urzędników, poprawiać jakość pracy i ułatwiać rekrutację nowych pracowników.
Od początku 2026 roku trwa największy w Polsce pilotaż skróconego czasu pracy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wybrało do programu 78 pracodawców spośród blisko dwóch tysięcy zgłoszeń. W projekcie uczestniczy około pięciu tysięcy pracowników z sektora publicznego i prywatnego, a łączna wartość dofinansowania wynosi niemal 50 mln zł. To jednocześnie jeden z największych tego typu eksperymentów na świecie.
Czytaj więcej
Wiele samorządów coraz większą część wydatków przeznacza na wynagrodzenia pracowników – nauczycieli czy urzędników. Koszty pracy są tak wysokie, że...
– Ośmiogodzinny dzień pracy obowiązuje już od 107 lat. Czas pójść naprzód. Nie ma jednego słusznego modelu skracania czasu pracy. Rozwiązania muszą być szyte na miarę i dostosowane do konkretnych branż. To przedsiębiorcy i pracownicy wydeptują ścieżki, my je później utwardzamy – mówiła jeszcze przed rozpoczęciem pilotażu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk.
Nie ma jednego sposobu
To właśnie elastyczność jest podstawowym założeniem programu. Uczestnicy nie muszą wybierać jednego schematu. Mogą zdecydować się na czterodniowy tydzień pracy, siedmiogodzinny dzień pracy, dodatkowe dni wolne w miesiącu albo własne rozwiązanie dostosowane do specyfiki organizacji. Samorządy pokazują, że takie indywidualne podejście ma największe szanse powodzenia.
Pierwszym miastem w Polsce, które zdecydowało się na siedmiogodzinny dzień pracy, było Leszno. Od lipca 2024 roku urzędnicy pracują tam 35 godzin tygodniowo, zachowując dotychczasowe wynagrodzenia.
– Początkowo wprowadziliśmy rozwiązanie pilotażowo na trzy miesiące. Chciałem sprawdzić, czy zadaniowe podejście do pracy rzeczywiście przełoży się na większą efektywność – mówi prezydent Leszna Grzegorz Rusiecki.
Czytaj więcej
Do połowy września pracodawcy z całego kraju – zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego – mogą ubiegać się o dofinansowanie projektów testuj...
Stało się dokładnie tak, jak zakładano. Analiza przygotowana przez kierowników wydziałów wykazała, że liczba załatwianych spraw nie spadła, nie pojawiły się również skargi mieszkańców. Co więcej, urząd odnotował mniej zwolnień lekarskich, wzrosło zainteresowanie pracą w magistracie, a sami urzędnicy deklarują większy komfort życia.
– Ludzie przychodzą do pracy bardziej wypoczęci. Lepiej organizują swoją pracę, są sprawniejsi i bardziej kreatywni. Mamy świadomość, że działamy jako zespół i potrafimy wzajemnie sobie pomagać – podkreśla prezydent.
Wyzwaniem są urlopy, kadry i... przepisy
Nie oznacza to jednak, że wdrożenie przebiegło bez problemów. Największym wyzwaniem okazały się kwestie techniczne. Przez kilka miesięcy system kadrowo-płacowy nie potrafił prawidłowo rozliczać siedmiogodzinnego dnia pracy, dlatego ewidencję urlopów prowadzono ręcznie. Pojawiały się również pojedyncze przypadki przekroczenia nowej normy czasu pracy w okresach urlopowych.
Jeszcze dalej poszedł Szczecinek, gdzie większość urzędników pracuje tylko cztery dni w tygodniu. Burmistrz Jerzy Hardie-Douglas przyznaje, że impulsem była coraz większa trudność ze znalezieniem pracowników.
– Na kolejne nabory często nie zgłaszał się nikt. Nie mogliśmy znacząco podnieść wynagrodzeń, więc postanowiliśmy zaoferować coś innego – mówi.
Dziś twierdzi, że decyzji nie zmieniłby nawet po roku funkcjonowania nowego systemu. Jak podkreśla, urząd nie odnotował ani jednej skargi mieszkańców związanej z organizacją pracy, a dostępność usług paradoksalnie się zwiększyła, ponieważ magistrat jest otwarty dłużej niż wcześniej. W wydziałach wymagających stałego kontaktu z mieszkańcami pozostawiono pięciodniowy tydzień pracy z siedmiogodzinnym dniem, natomiast pozostałe komórki przeszły na system czterodniowy.
Czytaj więcej
W Warszawie i w Poznaniu można zarobić znacząco więcej niż wynosi przeciętne wynagrodzenie w regionie. Najmniejsze różnice są w woj. łódzkim, podla...
Największym wyzwaniem były kwestie organizacyjne – przygotowanie harmonogramów, rozliczanie urlopów oraz dostosowanie zasad do osób zatrudnionych na niepełnych etatach, pracowników z niepełnosprawnościami czy rodziców korzystających z uprawnień wynikających z Kodeksu pracy. Mimo to urząd nie zatrudnił ani jednej dodatkowej osoby, a godziny nadliczbowe praktycznie zniknęły. Burmistrz zwraca również uwagę na jeszcze jeden aspekt.
– Rozwój sztucznej inteligencji będzie zmieniał rynek pracy znacznie szybciej, niż się spodziewamy. Skracanie czasu pracy może być jednym ze sposobów ograniczenia przyszłego wzrostu bezrobocia – uważa.
Te same godziny otwarcia urzędu
Podobne doświadczenia ma Włocławek, gdzie skrócony czas pracy objął nie tylko urząd miasta, lecz także jednostki organizacyjne i spółki komunalne. Łącznie to ponad 3700 pracowników.
– Ośmiogodzinny dzień pracy wprowadzano ponad sto lat temu. Dziś dysponujemy zupełnie innymi narzędziami. Pytanie nie brzmi, czy skrócimy czas pracy, ale kiedy – mówi prezydent Krzysztof Kukucki.
We Włocławku urząd pozostał otwarty w tych samych godzinach co wcześniej. Pracownicy zostali podzieleni na dwie grupy, dzięki czemu mieszkańcy nie odczuli zmian. Pierwsze analizy pokazują utrzymanie liczby obsługiwanych spraw, wzrost zainteresowania pracą w urzędzie oraz większą aktywność pracowników w zakresie dokształcania. Ponad trzydzieści osób rozpoczęło studia podyplomowe.
Największym problemem okazały się nie kwestie organizacyjne, lecz przepisy. Samorząd musiał konsultować zmiany z ministerstwem, Państwową Inspekcją Pracy i ZUS (chodzi np. o interpretację regulacji dotyczących norm czasu pracy czy emerytur pomostowych np. dla kierowców komunikacji miejskiej). Ostatecznie udało się potwierdzić, że skrócenie czasu pracy na korzyść pracownika nie ogranicza jego uprawnień.
Potrzebne dobre zarządzanie
Również gmina Michałowice podkreśla, że kluczem do sukcesu nie jest samo skrócenie czasu pracy, lecz zmiana sposobu zarządzania. – Odeszliśmy od myślenia o pracy wyłącznie przez pryzmat ośmiogodzinnego dnia. Większy nacisk położyliśmy na realizację zadań. To wymaga dobrej organizacji i odpowiedzialności kierowników – mówi wójt Małgorzata Pachecka.
Urząd nadal działa pięć dni w tygodniu, utrzymano również wydłużone godziny obsługi mieszkańców. Nie zatrudniono dodatkowych pracowników. Równolegle samorząd inwestuje w cyfryzację, szkolenia oraz wykorzystanie narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. – Wprowadzenie skróconego czasu pracy było dobrą decyzją i podjęłabym ją ponownie – podkreśla Pachecka.
Czytaj więcej
Samorządy nie zawsze konkurują płacami z firmami na lokalnych rynkach, ale mogą być dobrym miejscem pracy.
Pilotaż MRPiPS pokazuje również, że nie istnieje jeden uniwersalny model. Dobiegniew testuje jednocześnie trzy warianty – czterodniowy tydzień pracy oraz siedmiogodzinny i sześciogodzinny dzień pracy – aby sprawdzić, które rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w praktyce. – Jesteśmy gotowi, by pracować krócej. I takie rozwiązanie chętnie wprowadziłbym po zakończeniu pilotażu – mówi burmistrz Dobiegniewa Bartosz Jabłoński.
W Suchedniowie skrócono przede wszystkim piątki i zmieniono godziny pracy pod koniec tygodnia. Inne podmioty zredukowały liczbę godzin w wybrane dni lub wprowadziły dni wolne – m.in. wspomniana gmina Dobiegniew, gmina Mstów czy Woźniki.
Jak sprawdzą się różne modele pracy
Wspomniana różnorodność modeli skróconego czasu pracy wydaje się największą wartością rządowego programu. Samorządy nie kopiują jednego rozwiązania, ale dostosowują je do własnych potrzeb i charakteru pracy poszczególnych wydziałów. Choć na końcowe wyniki pilotażu trzeba poczekać do końca roku, pierwsze doświadczenia samorządów są zaskakująco zgodne. Nie doszło do pogorszenia jakości obsługi mieszkańców, nie było konieczności masowego zwiększania zatrudnienia, a pracownicy deklarują większą satysfakcję z pracy i lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
– Odkąd to rozwiązanie u nas funkcjonuje, zauważyłem, że mniej osób bierze zwolnienia – podkreśla burmistrz Dobiegniewa Bartosz Jabłoński.
Są i minusy takiego rozwiązania. Praktyka pokazała, że skrócony czas pracy nie jest rozwiązaniem, które da się wprowadzić jednym zarządzeniem. Wymaga zmian organizacyjnych, dostosowania systemów kadrowych, interpretacji przepisów i przebudowy sposobu zarządzania. Samorządowcy zgodnie jednak podkreślają, że ten wysiłek się opłaca. Jeśli końcowe wyniki rządowego pilotażu potwierdzą dotychczasowe obserwacje, doświadczenia polskich gmin, miast i instytucji mogą stać się argumentem w ogólnopolskiej dyskusji o przyszłości czasu pracy – dyskusji, która właśnie przestała być tylko teoretyczna.
