Obecność kamery podczas prac radnych trzeba zaplanować

Shutterstock

Aby nagrywać i transmitować obrady, np. rad gmin, powiatu, trzeba pamiętać m.in. o minimalizacji danych, ich anonimizacji i zasadach udostępniania nagrań.

Zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym obrady rady gminy są transmitowane i utrwalane za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk. Nagrania obrad są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty. Analogiczne rozwiązania dotyczą obrad rad powiatu i sejmiku województwa.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zwraca uwagę, że przy nagrywaniu i transmisji prac organów kolegialnych samorządu terytorialnego pamiętać należy o zasadach ochrony danych osobowych wynikających z przepisów RODO. W związku z tym UODO przygotował opracowanie wyjaśniające zagadnienia związane m.in. z nagrywaniem obrad rad gmin i powiatów. Urząd zwraca np. uwagę, że w obradach organów samorządowych uczestniczą zarówno osoby publiczne, osoby realizujące zadania publiczne, jak i osoby nieposiadające takiego statusu. Przetwarzanie danych wszystkich tych osób w związku z ich uczestnictwem w obradach nie wymaga pozyskania ich zgody (art. 6 ust. 1 lit. e RODO). Odpowiednie zaprojektowanie przez administratorów procedur postępowania w związku z transmisją i nagrywaniem, a także dalszym udostępnianiem nagrań z obrad organów kolegialnych pozwoli zapewnić ochronę danych osobowych na każdym etapie ich przetwarzania, w tym udostępniania, zapewniając jednocześnie prawo do informacji publicznej – zwraca uwagę UODO.

CZYTAJ TAKŻE: Urząd miasta też musi uważać na RODO

I tak, pierwszą sprawą, którą administrator powinien uwzględnić przy wypracowywaniu odpowiednich standardów ochrony danych osobowych przetwarzanych w związku z obradami organów samorządowych, jest odpowiednie zaplanowanie ich pracy.

Ważne jest zarówno to, na jakim forum będzie np. prowadzona debata publiczna, podczas której dochodzi do przetwarzania danych osobowych, jak i zakres oraz sposób przetwarzania danych. Podjęcie właściwych decyzji w tym zakresie pozwoli ograniczyć możliwość ujawnienia osobom nieuprawnionym przetwarzanych danych osobowych, zwłaszcza należących do szczególnych kategorii wskazanych w art. 9 i danych wskazanych w art. 10 RODO. Przykładowo, jak zwraca uwagę UODO, podczas planowania transmisji obrad należy uwzględnić odpowiednie ustawienie kamer, tak by obejmowały one swoim zasięgiem przede wszystkim osoby publiczne lub osoby realizujące zadania publiczne biorące udział w obradach. Administrator, planując transmisje i nagrywanie obrad, powinien również zapewnić odpowiednie szkolenia nie tylko dla osób wchodzących w skład samorządowych organów kolegialnych, ale także dla osób odpowiedzialnych za techniczną obsługę obrad, w tym dla osób, które w instytucji zajmują się czynnościami technicznymi związanymi z pracą kamer.

CZYTAJ TAKŻE: Już od roku jednostki samorządu muszą sobie radzić z RODO

Drugą ważną sprawą jest zapewnienie rzetelnej realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO. Z uwagi na specyfikę przetwarzania danych w ramach transmisji i udostępniania nagrań z posiedzeń organów samorządowych osoby w nich uczestniczące, przed rozpoczęciem tych obrad, powinny zostać poinformowane o fakcie i miejscu transmisji obrad oraz miejscu udostępnienia nagrania wraz ze wskazaniem okresu przechowywania znajdujących się w nagraniach danych osobowych.

Następnie trzeba zapewnić właściwy sposób transmisji, utrwalania i udostępniania w internecie nagrań, tak by udostępnienie tych nagrań uwzględniało ochronę danych osobowych.

Obowiązek upublicznienia nagrań w BIP i na stronach internetowych nie oznacza prawa do ujawnienia wszystkich danych osobowych przetwarzanych na posiedzeniu kolegialnych organów – podkreśla UODO. Niekiedy konieczna będzie pełna anonimizacja danych, zgodnie z zasadą minimalizacji danych wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Zarówno transmisja, jak i udostępnienie w sieci nagrań posiedzeń organów samorządowych powinno koncentrować się przede wszystkim w BIP i na stronie jednostki samorządu terytorialnego, a w innych jedynie w przypadku, gdy miejsce publikacji nagrania umożliwia administratorowi pełną kontrolę nad danymi osobowymi i realizację obowiązków wynikających z RODO – przypomina Urząd.

CZYTAJ TAKŻE: Samodzielność gminy nie może być absolutna

Czwarte zagadnienie, na które zwraca uwagę UODO, to zapewnienie odpowiednich procedur bezpieczeństwa nagrań umieszczonych na stronach Biuletynu Informacji Publicznej i stronach internetowych organu. Na koniec, Urząd przypomina o konieczności zapewnienia przez administratora retencji danych osobowych zawartych w upublicznianych nagraniach, co wiąże się ze stałą ich analizą i przeglądem pod kątem oceny ich niezbędności do celów, dla których są przetwarzane. Jeżeli w przepisach określono czas, po którym dane mają być usuwane, to administrator musi przestrzegać tych terminów. Jeśli brakuje regulacji w tym zakresie, administrator ma obowiązek samodzielnie określić okres retencji danych, stosując się do wynikającej z RODO zasady ograniczenia przechowywania.

Tagi:

Mogą Ci się również spodobać

Do zmiany granic trzeba zgody

Powiększenie obszaru którejś z gmin miałoby być niemożliwe bez zgody gminy, której teren miałby ...

Trójmiasto docenia kolej

Województwo pomorskie przoduje w wykorzystaniu kolei. W 2018 roku przeciętny pasażer podróżował tu pociągiem ...

Uwłaszczenie: samorządy uszczęśliwione na siłę

Zmienią się zasady przekształcenia gruntów pod blokami. Samorządy są oburzone. Przypominają, że nie zmienia ...

Bogatynia to wyjątkowa miejscowość

Wydawałoby się, że w dużej mierze jest ona uzależniona od kopalni węgla brunatnego oraz ...

Zakaz palenia węglem obejmie kolejne miasta

Między innymi Tarnów, Sopot, Wrocław czy Racibórz zamierzają pójść w ślady Krakowa i całkowicie ...

Gabinet dentystyczny poza zasięgiem wielu szkół

Obowiązki, jakie nakłada na samorządy ustawa o opiece zdrowotnej nad uczniami, znacznie przekraczają możliwości ...