Obecność kamery podczas prac radnych trzeba zaplanować

Shutterstock

Aby nagrywać i transmitować obrady, np. rad gmin, powiatu, trzeba pamiętać m.in. o minimalizacji danych, ich anonimizacji i zasadach udostępniania nagrań.

Zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym obrady rady gminy są transmitowane i utrwalane za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk. Nagrania obrad są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty. Analogiczne rozwiązania dotyczą obrad rad powiatu i sejmiku województwa.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zwraca uwagę, że przy nagrywaniu i transmisji prac organów kolegialnych samorządu terytorialnego pamiętać należy o zasadach ochrony danych osobowych wynikających z przepisów RODO. W związku z tym UODO przygotował opracowanie wyjaśniające zagadnienia związane m.in. z nagrywaniem obrad rad gmin i powiatów. Urząd zwraca np. uwagę, że w obradach organów samorządowych uczestniczą zarówno osoby publiczne, osoby realizujące zadania publiczne, jak i osoby nieposiadające takiego statusu. Przetwarzanie danych wszystkich tych osób w związku z ich uczestnictwem w obradach nie wymaga pozyskania ich zgody (art. 6 ust. 1 lit. e RODO). Odpowiednie zaprojektowanie przez administratorów procedur postępowania w związku z transmisją i nagrywaniem, a także dalszym udostępnianiem nagrań z obrad organów kolegialnych pozwoli zapewnić ochronę danych osobowych na każdym etapie ich przetwarzania, w tym udostępniania, zapewniając jednocześnie prawo do informacji publicznej – zwraca uwagę UODO.

CZYTAJ TAKŻE: Urząd miasta też musi uważać na RODO

I tak, pierwszą sprawą, którą administrator powinien uwzględnić przy wypracowywaniu odpowiednich standardów ochrony danych osobowych przetwarzanych w związku z obradami organów samorządowych, jest odpowiednie zaplanowanie ich pracy.

Ważne jest zarówno to, na jakim forum będzie np. prowadzona debata publiczna, podczas której dochodzi do przetwarzania danych osobowych, jak i zakres oraz sposób przetwarzania danych. Podjęcie właściwych decyzji w tym zakresie pozwoli ograniczyć możliwość ujawnienia osobom nieuprawnionym przetwarzanych danych osobowych, zwłaszcza należących do szczególnych kategorii wskazanych w art. 9 i danych wskazanych w art. 10 RODO. Przykładowo, jak zwraca uwagę UODO, podczas planowania transmisji obrad należy uwzględnić odpowiednie ustawienie kamer, tak by obejmowały one swoim zasięgiem przede wszystkim osoby publiczne lub osoby realizujące zadania publiczne biorące udział w obradach. Administrator, planując transmisje i nagrywanie obrad, powinien również zapewnić odpowiednie szkolenia nie tylko dla osób wchodzących w skład samorządowych organów kolegialnych, ale także dla osób odpowiedzialnych za techniczną obsługę obrad, w tym dla osób, które w instytucji zajmują się czynnościami technicznymi związanymi z pracą kamer.

CZYTAJ TAKŻE: Już od roku jednostki samorządu muszą sobie radzić z RODO

Drugą ważną sprawą jest zapewnienie rzetelnej realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO. Z uwagi na specyfikę przetwarzania danych w ramach transmisji i udostępniania nagrań z posiedzeń organów samorządowych osoby w nich uczestniczące, przed rozpoczęciem tych obrad, powinny zostać poinformowane o fakcie i miejscu transmisji obrad oraz miejscu udostępnienia nagrania wraz ze wskazaniem okresu przechowywania znajdujących się w nagraniach danych osobowych.

Następnie trzeba zapewnić właściwy sposób transmisji, utrwalania i udostępniania w internecie nagrań, tak by udostępnienie tych nagrań uwzględniało ochronę danych osobowych.

Obowiązek upublicznienia nagrań w BIP i na stronach internetowych nie oznacza prawa do ujawnienia wszystkich danych osobowych przetwarzanych na posiedzeniu kolegialnych organów – podkreśla UODO. Niekiedy konieczna będzie pełna anonimizacja danych, zgodnie z zasadą minimalizacji danych wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Zarówno transmisja, jak i udostępnienie w sieci nagrań posiedzeń organów samorządowych powinno koncentrować się przede wszystkim w BIP i na stronie jednostki samorządu terytorialnego, a w innych jedynie w przypadku, gdy miejsce publikacji nagrania umożliwia administratorowi pełną kontrolę nad danymi osobowymi i realizację obowiązków wynikających z RODO – przypomina Urząd.

CZYTAJ TAKŻE: Samodzielność gminy nie może być absolutna

Czwarte zagadnienie, na które zwraca uwagę UODO, to zapewnienie odpowiednich procedur bezpieczeństwa nagrań umieszczonych na stronach Biuletynu Informacji Publicznej i stronach internetowych organu. Na koniec, Urząd przypomina o konieczności zapewnienia przez administratora retencji danych osobowych zawartych w upublicznianych nagraniach, co wiąże się ze stałą ich analizą i przeglądem pod kątem oceny ich niezbędności do celów, dla których są przetwarzane. Jeżeli w przepisach określono czas, po którym dane mają być usuwane, to administrator musi przestrzegać tych terminów. Jeśli brakuje regulacji w tym zakresie, administrator ma obowiązek samodzielnie określić okres retencji danych, stosując się do wynikającej z RODO zasady ograniczenia przechowywania.

Tagi:

Mogą Ci się również spodobać

Coraz piękniejsze samorządowe muzea

Szydłowieckie Muzeum Ludowych Instrumentów Muzycznych ma nową siedzibę. Gruntowną modernizację przeszedł Zamek Książąt Mazowieckich ...

Miasta ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej

W świecie globalizacji to miasta chcą rozdawać polityczne karty. Łączą się w sieci i ...

Boom na miejskie magazyny

Miejskich hal firmy nie boją się budować spekulacyjnie, nie na zamówienie. Wynajmują się na ...

Policja prześwietli samorządy poszkodowane w upadku PBS

Policyjni śledczy mają zabezpieczyć dokumentację, zweryfikować liczbę poszkodowanych oraz określić ich potencjalne straty, wywołane ...

Dziesiątki milionów złotych na nowe parki. Które miasta wydają najwięcej?

Nie tylko bloki rosną w miastach niczym grzyby po deszczu. Część samorządów inwestuje w ...