Z tego artykułu dowiesz się:
- Jakie korzyści organizacyjne i finansowe przynosi samorządom wdrożenie Centrów Usług Wspólnych?
- Jakie konkretne obszary funkcjonowania jednostek miejskich mogą zostać objęte centralizacją w ramach CUW?
- W jaki sposób proces centralizacji wpływa na standaryzację procedur i kontrolę nad wydatkami?
- Jakie są doświadczenia różnych miast w zakresie rozwijania i rozszerzania modeli usług wspólnych?
- Jak centralizacja usług wpływa na bezpieczeństwo cyfrowe i zarządzanie zasobami ludzkimi w administracji?
– Lublin jako pierwszy w Polsce w tak kompleksowy i przejrzysty sposób objął całą oświatę wspólną obsługą informatyczną. Efekty tego rozwiązania są widoczne w obniżeniu kosztów obsługi IT, poprawie sprawności zarządzania oraz zwiększeniu poziomu cyberbezpieczeństwa i jakości świadczonych usług – mówi Monika Głazik z Kancelarii Prezydenta Lublina.
Centralizacja wcale nie jest taka zła
Olsztyńskie Centrum Usług Wspólnych to jedna z najnowszych tego typu jednostek. Już pierwsze miesiące jego działania pokazują, dlaczego samorządy decydują się na centralizację usług. – Jedna decyzja organizacyjna przynosi wiele efektów jednocześnie: mamy uporządkowane procesy, większą kontrolę nad wydatkami i bardzo konkretne oszczędności, które widać w budżecie miasta – podkreślają olsztyńscy urzędnicy.
W Olsztynie wspólna obsługa objęła 67 miejskich instytucji. – Skupienie działań w jednym miejscu było dużym wyzwaniem organizacyjnym, bo każda jednostka miała swoje przyzwyczajenia. Od początku przyświecał nam jednak jasny cel: uporządkować system i wprowadzić spójne zasady w księgowości oraz kadrach. Dziś widzimy efekty – większą przejrzystość finansów, lepszą kontrolę nad wydatkami i realne oszczędności – mówi Patryk Pulikowski, rzecznik prezydenta Olsztyna.
Czytaj więcej
Pozwalają na wspólną obsługę administracyjną, finansową, rachunkową i kadrowo-płacową wielu miejskich instytucji. Mowa o Centrach Usług Wspólnych,...
Zmiany objęły również organizację pracy. – Dzięki centralizacji i uszczelnieniu procesów mogliśmy wyeliminować powielające się zadania. Udało się zoptymalizować zatrudnienie o ponad 20 etatów, przy zachowaniu pełnej stabilności procesów finansowych. To pokazuje, że dobrze zaprojektowana zmiana organizacyjna podnosi efektywność, a nie obniża jakości – podkreśla Anna Staśkiewicz, skarbnik miasta.
Takie centra to także bezpieczeństwo
Podobne rozwiązania od lat funkcjonują w innych dużych miastach. W Krakowie Miejskie Centrum Obsługi Oświaty działa od 2017 r. i obsługuje ponad 200 placówek. – Przedmiotem działalności centrum jest organizowanie i realizowanie obsługi finansowo-księgowej, ale także wsparcie organizacyjne i techniczne. Przy tak dużej liczbie jednostek kluczowe jest zapewnienie jednolitych standardów i spójności procesów – mówi Joanna Dubiel z krakowskiego magistratu.
Miasto analizuje możliwość rozszerzenia modelu. – Powołane zespoły robocze badają zasadność wprowadzenia CUW-ów w obszarze pomocy społecznej i żłobków. Analizujemy obecne doświadczenia i szukamy rozwiązań, które będą jeszcze bardziej efektywne i racjonalne – wyjaśnia Joanna Dubiel, podkreślając, że zmiany nie mają pogarszać sytuacji pracowników.
Rozbudowany model funkcjonuje w Lublinie, gdzie wspólna obsługa obejmuje zarówno finanse, jak i IT. – Lubelskie Centrum Ekonomiczno-Administracyjne Oświaty zaczynało od 71 jednostek, dziś obsługuje już 142. To pokazuje, że model się sprawdził i był konsekwentnie rozwijany – mówi Monika Głazik z lubelskiego ratusza.
Czytaj więcej
Samorządy na wyścigi zakładają energetyczne społeczności. W drugiej połowie ubiegłego roku wpłynęło aż 600 wniosków o rejestrację spółdzielni, a ty...
Równolegle działają Centra Kompetencji Cyfrowych. – Siedem centrów obsługuje wszystkie placówki oświatowe, wspierając około 6,5 tysiąca pracowników i 150 tysięcy użytkowników. Rocznie realizujemy około 30 tysięcy zgłoszeń. Jednolite rozwiązania cyfrowe upraszczają zarządzanie i zwiększają komfort pracy – podkreśla urzędniczka.
I dodaje, że centralizacja w IT to także większe bezpieczeństwo. – Monitorujemy systemy, wdrażamy procedury ochrony danych i prowadzimy działania edukacyjne. W rozproszonej strukturze byłoby to znacznie trudniejsze – mówi Monika Głazik.
Rozwijają centra, bo to się opłaca
W Katowicach działają dwa centra usług wspólnych – dla oświaty i placówek opiekuńczo-wychowawczych. – Wspólna obsługa to przede wszystkim korzyści organizacyjne: standaryzacja, mniejsze ryzyko błędów, większy profesjonalizm i łatwiejsza zastępowalność pracowników – mówi Dariusz Czapla z Urzędu Miasta Katowice.
Ważny jest też wymiar finansowy. – Przy takiej skali oszczędności można liczyć w milionach złotych. W warunkach niedoszacowanego finansowania oświaty to środki, które możemy przeznaczyć na najważniejsze potrzeby szkół – podkreśla.
Ale już w Poznaniu urzędnicy zwracają uwagę, że CUW-y to nie tylko oszczędności. – Kierowaliśmy się potrzebą budowy centrów kompetencyjnych w finansach, księgowości i kadrach. Skupienie wiedzy w jednym miejscu pozwala podnosić jakość zarządzania w całym systemie – tłumaczy Justyna Glapa, dyrektor Wydziału Budżetu i Kontrolingu z Urzędu Miasta Poznania.
Olsztyn planuje dalszy rozwój swojego centrum. – Chcemy, aby było ono nie tylko zapleczem księgowym, ale miejscem, które rozwija kompetencje i wprowadza dobre praktyki w całym systemie – mówi Aneta Terlikowska-Kuchta, dyrektor OCUW.
A kolejnym krokiem mają być zamówienia publiczne. – Przeniesienie przetargów do wyspecjalizowanej jednostki pozwoli zwiększyć konkurencyjność, poprawić warunki zakupów i zapewnić większe bezpieczeństwo prawne – podkreśla dyrektor OCUW.
