W zestawieniu brane są pod uwagę wszystkie gminy i miasta w Polsce z wyjątkiem Warszawy. Źródłem danych są publicznie dostępne bazy Głównego Urzędu Statystycznego i Ministerstwa Finansów oraz informacje podane przez władze lokalne w e-ankiecie. Zasady rankingu ustala niezależna kapituła, na czele której stoi były premier RP prof. Jerzy Buzek, a w jej skład wchodzą przedstawiciele organizacji samorządowych i pozarządowych oraz przedstawiciele redakcji „Rzeczpospolitej”.
Ranking Samorządów to ok. 50 szczegółowych wskaźników, w tegorocznej edycji można było uzyskać maksymalnie 107 pkt. W filarze „trwałość ekonomiczno-finansowa” (maks. 30 pkt) brano pod uwagę: uzyskaną w ciągu ostatnich trzech lat dynamikę dochodów własnych (w tym dochodów podatkowych), dynamikę wydatków inwestycyjnych, dynamikę wydatków na drogi oraz poziom w danym roku pozyskanych dotacji rozwojowych, poziom nadwyżki operacyjnej brutto i netto oraz poziom objęcia terenu gminy planami zagospodarowania przestrzennego.
Filar „trwałość społeczna” (maks. 38 pkt) odnosi się do działań samorządu, mających wpływ na jakość życia mieszkańców oraz budowę społeczeństwa obywatelskiego. Tu branych jest pod uwagę wiele czynników, m.in. takich jak: dynamika inwestycji w infrastrukturę społeczną, dynamika wydatków na transport, dynamika wydatków na oświatę (w przeliczeniu na liczbę uczniów), wydatki w danym roku na kulturę, sport i rekreację oraz inwestycje w gospodarce mieszkaniowej, liczba miejsc w przedszkolach i żłobkach, roczna zmiana liczby czytelników i zbiorów książek w bibliotekach, wydatki na współpracę z organizacjami pozarządowymi, wartość zrealizowanego budżetu obywatelskiego czy organizacja bezpłatnego transportu. W 2021 r. nowym wskaźnikiem jest poziom wydatków na rodzinę oraz wybranych wydatków w dziale zdrowie.
W filarze „trwałość środowiskowa” (maks. 29 pkt) kładziemy nacisk na kwestie związane z ochroną środowiska i dostosowaniem do zmian klimatycznych. Pod uwagę bierzemy m.in.: inwestycje w ochronę środowiska w danym roku, wydatki na ochronę powietrza i klimatu, wydatki na utrzymanie zieleni, poziom selektywnej zbiórki odpadów komunalnych, poziom rozwoju sieci wodno-kanalizacyjnej. W ankietach samorządy informują też o poziomie wsparcia gospodarstw domowych na instalacje OZE czy na wymianę pieców, wydatkach na transport zeroemisyjny, infrastrukturę rowerową czy na rewitalizacją obszarów zdegradowanych.
W czwartym filarze (maks. 10 pkt) sprawdzamy jakość zarządzania – w ankiecie pytamy m.in. o wdrożone systemy ISO, systemy przeciwdziałania korupcji, systemy ewaluacji strategii rozwojowych, jakość procesu uchwałodawczego czy poziom współpracy między samorządami. Wyniki Rankingu Samorządów są ustalane w odrębnych kategoriach: dla miast na prawach powiatu, dla gmin miejskich i miejsko-wiejskich oraz dla gmin wiejskich.
