Ustawa z 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2016 r., poz. 1020, 1579 i 1920 ze zm.) wprowadziła do pzp (art. 10a – art. 10g) obowiązek komunikowania się zamawiającego z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, co dotyczy również przesyłania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym oświadczenia składanego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia. W ostatnim Informatorze Urzędu Zamówień Publicznych opublikowana została opinia prawna o sposobie postępowania z ofertą elektroniczną, z którą zamawiający nie jest w stanie się zapoznać.

I tak, w postępowaniach, w których oferty składane są elektronicznie, za pośrednictwem miniPortalu, zamawiający pobiera przesłane pliki, następnie je odszyfrowuje i otwiera, a po otwarciu odczytuje informacje, o których mowa w art. 86 ust. 4 pzp, tj. podaje nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach.

CZYTAJ TAKŻE: Zmiany w podatkach to nowe zasady w przetargach

W sytuacji, w której podczas czynności otwarcia ofert okazuje się, że zamawiający nie jest w stanie otworzyć przesłanych przez wykonawców plików, mogących zawierać ofertę w postępowaniu, zamawiający zobowiązany jest do podjęcia czynności mających na celu wyjaśnienie, jaka jest przyczyna niemożności otwarcia tych plików – wynika z informacji Urzędu Zamówień Publicznych. Wyjaśnienie, o którym mowa, ma kluczowe znaczenie dla dalszego przebiegu postępowania i determinuje dalsze czynności zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. W świetle zasady jawności i przejrzystości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie jest dopuszczalne zaniechanie przez zamawiającego dokonania czynności weryfikacyjnych – podkreśla UZP.

Jeśli w wyniku przeprowadzonych czynności wyjaśniających okaże się, że przyczyna braku możliwości otwarcia przesłanych plików leży po stronie zamawiającego i spowodowana jest np. brakiem odpowiedniego oprogramowania do otwarcia plików czy problemami technicznymi w infrastrukturze informatycznej zamawiającego, zobowiązany jest on do rozważenia unieważnienia postępowania. W opisywanej sytuacji może bowiem zachodzić przypadek, w którym postępowanie będzie obarczone niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego – zwraca uwagę UZP.

CZYTAJ TAKŻE: Odrzucenie oferty musi mieć określone podstawy

Jeżeli natomiast w wyniku przeprowadzonych czynności wyjaśniających okaże się, że przyczyna braku możliwości otwarcia plików leży po stronie wykonawcy, zamawiający jest uprawniony do uznania, że oferta nie została przez tego wykonawcę złożona – wyjaśnia UZP.

Na zamawiającym ciąży obowiązek przestrzegania zasady jawności i przejrzystości postępowania, który w tym przypadku przejawia się obowiązkiem poinformowania wykonawcy w sposób jasny i niebudzący wątpliwości o uznaniu, że jego oferta nie została złożona, a także o przyczynach, które legły u podstaw takiej decyzji, tj. o braku możliwości otwarcia pliku oraz o ustalonych przyczynach takiej sytuacji, leżących po stronie wykonawcy – przypomina UZP.

Działanie takie, stanowiące realizację wskazanych wyżej fundamentalnych zasad udzielania zamówień, zabezpiecza interesy wykonawcy w postępowaniu, umożliwiając mu skorzystanie ze środków ochrony prawnej. Należy podkreślić, że wykonawca winien uzyskać od zamawiającego jasną informację dotyczącą losów jego oferty w postępowaniu – przypomina Urząd Zamówień Publicznych.