Z tego artykułu dowiesz się:
- Na czym polega działanie systemu AI, który ma pięciokrotnie przyspieszyć pracę urzędników.
- Jakie wyniki osiągnął system w pierwszym pilotażu i co one oznaczają dla administracji.
- Dlaczego największe polskie miasta chcą testować rozwiązanie, ale podchodzą do niego z ostrożnością.
- Jakie warunki muszą zostać spełnione, by wdrożenie AI w urzędach było skuteczne i bezpieczne.
– Zgłosiliśmy chęć udziału w testach systemu ExtrAct. Kolejnym krokiem będą rozmowy z ekspertami i analiza procesów, w których takie rozwiązanie mogłoby przynieść największe korzyści. Zakres i harmonogram testów zostaną określone na późniejszym etapie – mówi Kamila Bogacewicz z Urzędu Miejskiego w Białymstoku.
ExtrAct automatycznie analizuje dokumenty
Instytut Badawczy IDEAS – polski ośrodek naukowy, który łączy pracę akademicką z praktycznymi wdrożeniami dla sektora publicznego i biznesu – stworzył system sztucznej inteligencji ExtrAct.
System odczytuje automatycznie dokumenty używane w administracji lokalnej – np. akty notarialne, dane z ksiąg wieczystych oraz kartoteki gruntów i budynków – i wyławia z nich kluczowe informacje, takie jak dane stron transakcji, parametry nieruchomości czy zapisy prawne.
ExtrAct potrafi uzupełnić je o dane z publicznych rejestrów, między innymi ksiąg wieczystych, i wskazać ewentualne niespójności między źródłami. Każda informacja jest powiązana z konkretnym fragmentem oryginalnego dokumentu – urzędnik może sprawdzić jej źródło jednym kliknięciem, bez ponownego czytania całości.
Czytaj więcej
Sztuczna inteligencja coraz śmielej wkracza do urzędów. Odbiera telefony, odpowiada mieszkańcom, analizuje dokumenty i wspiera pracowników. Czy to...
– Narzędzie ExtrAct skróci czas pracy urzędnika średnio pięciokrotnie. Zadania, które wcześniej wymagały pracy pięciu osób przy obsłudze aktów notarialnych, dziś może wykonywać jedna – mówił wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski po pilotażu systemu w Międzyzdrojach.
To w Międzyzdrojach system sprawdzono na ponad 350 rzeczywistych aktach notarialnych o średniej długości około 27 stron. Skuteczność ekstrakcji danych wyniosła niemal 95 proc., a analizy zapisów prawnych przekroczyła 98 proc. Ostatecznie jednak to urzędnik podejmuje decyzję i weryfikuje dane.
Samorządy chcą sprawdzić system na własnych danych
Resort cyfryzacji zachęca jednostki samorządu terytorialnego do testowania ExtrActu. Samorządy dostrzegają potencjał rozwiązania, ale chcą najpierw sprawdzić, czy efekty uda się osiągnąć na ich własnych danych.
Chęć udziału w testach zgłosił m.in. Białystok. Miasto chce ustalić, w których procesach system może przynieść największe korzyści. Bierze pod uwagę między innymi odczytywanie dokumentów skanowanych i pisma ręcznego, porządkowanie dokumentacji, wyszukiwanie informacji oraz analizę dużych zbiorów danych.
– W najbliższej perspektywie interesują nas nie tyle same rozwiązania AI, ile procesy, w których mogą być wykorzystywane. Dobrze opisane, uporządkowane i mierzalne procesy są podstawą skutecznej automatyzacji – podkreśla Kamila Bogacewicz, p.o. kierownika Biura Mediów Społecznościowych w Urzędzie Miejskim w Białymstoku.
Dodaje, że urząd równolegle analizuje i optymalizuje sposób realizacji zadań, tak aby przyszłe wdrożenia były dobrze dopasowane i efektywnie wspierały jego pracę.
Białystok i Poznań analizują możliwości wykorzystania AI
Samorządowcy zwracają uwagę, że wyniki z Międzyzdrojów nie muszą powtórzyć się w każdym urzędzie. Znaczenie będą miały rodzaj i jakość dokumentów, ich liczba, stopień powtarzalności oraz organizacja pracy.
Czytaj więcej
Coraz więcej samorządów dba o poziom wiedzy technologicznej swoich pracowników. Spora część prowadzi także szkolenia dla mieszkańców.
– Informacja o nawet pięciokrotnym skróceniu czasu wykonywania części zadań pochodzi z Urzędu Miejskiego w Międzyzdrojach. W Białymstoku rzeczywiste efekty będzie można ocenić dopiero na naszych danych i w konkretnych procesach. Dużo zależy m.in. od rodzaju dokumentów, ich liczby, jakości, stopnia powtarzalności oraz obecnego sposobu ich obsługi – mówi Kamila Bogacewicz z białostockiego magistratu.
Możliwość wykorzystania ExtrAct analizował także Poznań. Jednym z potencjalnych obszarów jest Wydział Urbanistyki i Architektury, gdzie pracownicy przetwarzają dużą liczbę dokumentów. Miasto nie podjęło jeszcze decyzji o przystąpieniu do testów. Urząd analizuje użyteczność systemu, a także wymogi dotyczące ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji.
– Trwają prace analityczne mające na celu określenie użyteczności systemu, a także wypracowanie optymalnych i bezpiecznych procedur jego ewentualnej implementacji. Realny wpływ narzędzia na skrócenie czasu obsługi klienta będziemy w stanie ocenić dopiero po jego praktycznym wdrożeniu – zaznacza Marta Wabińska-Walczak z Biura Poznań Kontakt.
Katowice stawiają na ostrożne wdrażanie AI
Z kolei Katowice są otwarte na nowe technologie, ale samorząd uzależnia swój udział od szczegółowych warunków i zakresu pilotażu.
– Trudno nam odnieść się do informacji o pięciokrotnym skróceniu czasu pracy urzędników. To bardzo obiecujące założenie, jednak moglibyśmy je zweryfikować i potwierdzić dopiero po przeprowadzeniu testów – mówi Sandra Hajduk, rzecznik katowickiego magistratu.
Podkreśla, że priorytetem Urzędu Miasta jest odpowiedzialne i efektywne wdrażanie rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji.
– Zależy nam na łączeniu innowacyjności z podejściem zorientowanym na człowieka oraz dbałością o standardy obsługi mieszkańców. Prowadzimy analizy kolejnych obszarów, w których AI może przynieść wymierne korzyści organizacyjne – dodaje Sandra Hajduk.
Miasto planuje sformalizowanie zasad korzystania z powszechnie dostępnych narzędzi AI w pracy urzędników oraz rozszerzenie wykorzystania sztucznej inteligencji o obszar zarządzania dokumentacją.
Czytaj więcej
Co czwarta gmina i więcej niż co trzeci urząd marszałkowski umożliwia mieszkańcom udział w konsultacjach i głosowaniach lokalnych online. Więcej sa...
Z kolei Kraków nie otrzymał dotychczas propozycji udziału w testach, ale deklaruje zainteresowanie. – Dysponujemy wystarczającym potencjałem zarówno technologicznym, jak i organizacyjnym, żeby wziąć udział w tego rodzaju testach – zapewnia Patrycja Piekoszewska z Urzędu Miasta Krakowa.
Ministerstwo Cyfryzacji zapewnia, że do współpracy mogą zgłaszać się zarówno duże miasta, jak i małe gminy. Nie ma limitu uczestników ani wykluczeń ze względu na wielkość jednostki. Pierwszym krokiem jest formularz w serwisie ai.gov.pl.
ExtrAct ma działać lokalnie, w zamkniętej sieci urzędu, bez korzystania z zewnętrznych dostawców usług AI. Otwarta architektura ma ułatwiać audyt, ale to pracownik pozostaje odpowiedzialny za końcową ocenę danych.
