KSeF w samorządach. Już w pierwszych dniach ujawnił się wielki problem

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowy, centralny system teleinformatyczny, który ma umożliwiać wystawianie, przesyłanie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Samorządy również są objęte obowiązkowym uczestnictwem w systemie, który ruszył 1 lutego. Zapytaliśmy, jakie są ich doświadczenia w przygotowaniu do wdrożenia oraz w pierwszych dniach funkcjonowania KSeF.

KSeF, czyli największe wyzwanie organizacyjne od lat

Z licznych odpowiedzi, jakie „Życie Regionów” otrzymało od samorządów z całej Polski, wynika jednoznacznie, że temat KSeF jest dla nich niezwykle istotny. Choćby dlatego, że jego wdrożenie okazało się jednym z najbardziej wymagających projektów organizacyjno-informatycznych ostatnich lat. Samorządowcy podkreślają, że nie była to jedynie zmiana narzędzia informatycznego, ale konieczność głębokiej przebudowy procesów finansowych i księgowych.

Po pierwsze, jednostki samorządu terytorialnego są ważnym uczestnikiem obrotu gospodarczego, a w największych miastach i województwach skala fakturowania dorównuje dużym podmiotom komercyjnym. Dla przykładu, w Krakowie rocznie wystawianych jest ponad 130 tys. faktur dokumentujących sprzedaż, a otrzymywanych jest ok. 300 tys. faktur zakupowych. Poznań wystawia rocznie ok. 140 tys. faktur, a odbiera – blisko 200 tys., województwo dolnośląskie odpowiednio – 2,7 tys. i 29 tys. faktur.

W Kielcach roczna wartość sprzedaży fakturowanej wynosi ok. 38,5 mln zł netto, a zakupów – ok. 165 mln zł brutto. Wrocław szacuje wartość sprzedaży opodatkowanej VAT na ok. 702 mln zł netto rocznie. Największą skalę ma oczywiście Warszawa – średni miesięczny obrót fakturowy sięga w stolicy ok. 160 mln zł netto, co w skali roku daje niemal 2 mld zł.

Scentralizowany VAT i skomplikowane struktury JST

Drugim kluczowym czynnikiem wpływającym na skalę trudności jest specyfika organizacyjna samorządów. Jednostki te od lat funkcjonują w modelu scentralizowanego VAT, obejmującym dziesiątki, a czasem setki jednostek organizacyjnych. Najlepszym przykładem jest miasto stołeczne Warszawa, które prowadzi wspólne rozliczenia VAT z ponad 1 tys. jednostek podrzędnych. To 980 jednostek i zakładów budżetowych, 18 dzielnic oraz ponad 40 biur urzędu miasta.

Czytaj więcej

Finanse w regionach

Jedno centrum kompetencji. „Porządek tam, gdzie wcześniej był chaos”

Pozwalają na wspólną obsługę administracyjną, finansową, rachunkową i kadrowo-płacową wielu miejs...

W Krakowie centralizacją VAT objętych jest 396 jednostek, w Poznaniu – 266, w Gdańsku – 200, w Zielonej Górze ok. 100 jednostek, a w województwach, takich jak dolnośląskie czy mazowieckie – po kilkadziesiąt jednostek budżetowych realizujących zadania z różnych obszarów administracji i usług publicznych. Wszystkie te podmioty działają w ramach jednego numeru NIP i jednego konta w KSeF.

– Jednocześnie każda z tych jednostek organizacyjnych ma swoją strukturę organizacyjną, prowadzi odrębną księgowość i korzysta z różnych systemów informatycznych – wylicza katowicki magistrat. – W związku z wdrożeniem KSeF przed miastem stanęło ogromne wyzwanie dostosowania procedur, instrukcji oraz integracji użytkowanych systemów informatycznych z nowym rozwiązaniem – dodaje.

Wielomiesięczne przygotowania i problemy na starcie

Samorządowcy podkreślają, że przygotowania do startu KSeF rozpoczęły się z dużym wyprzedzeniem. Obejmowały one szeroki zakres działań: integrację systemów finansowo-księgowych z API KSeF, porządkowanie baz danych, nadawanie i zarządzanie uprawnieniami, zakup certyfikatów i pieczęci elektronicznych oraz intensywne szkolenia pracowników. Województwa dolnośląskie, pomorskie czy podkarpackie wskazują, że wdrożenie systemu wymagało także zmian procedur wewnętrznych i reorganizacji obiegu dokumentów, często przy równoczesnym wykonywaniu bieżących obowiązków sprawozdawczych.

Pierwsze dni funkcjonowania KSeF tylko potwierdziły skalę wyzwania. Już 2 i 3 lutego pojawiły się trudności z dostępem do systemu, spowodowane awarią Profilu Zaufanego. Brak możliwości logowania oznaczał utrudniony dostęp do faktur zakupowych i jak określa jeden z samorządowców „częściowy paraliż bieżących prac finansowo-księgowych”.

Najpoważniejszy problem: brak obowiązkowego „Podmiotu 3”

W pierwszym tygodniu funkcjonowania KSeF samorządy zidentyfikowały szereg problemów systemowych. Najpoważniejszym z nich okazał się brak obowiązku wypełniania pola „Podmiot 3”, czyli faktycznego odbiorcy towarów lub usług. W realiach scentralizowanego VAT, prowadzi to do istotnych komplikacji w obiegu dokumentów.

– Wszystkie faktury wpadają do wspólnego worka, zamiast bezpośrednio do właściwych jednostek organizacyjnych – wskazują przedstawiciele Zielonej Góry. Podobnie sytuację opisuje Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego. – Trzeba wejść w każdą fakturę osobno, sprawdzić jej treść i ręcznie ustalić odbiorcę – podkreślają urzędnicy.

Czytaj więcej

Finanse w regionach

Finanse samorządów w 2026 roku. Lokalne budżety puchną od wydatków i… deficytów

Choć reforma zwiększyła samorządowe dochody, w jeszcze szybszym tempie rosną potrzeby i wydatki....

Skala problemu jest znaczna. W Olsztynie aż 70 proc. faktur wpływa bez wskazania „Podmiotu 3”, a w województwie mazowieckim – co najmniej dwie trzecie. – Pracownicy byli zmuszeni do licznych kontaktów telefonicznych z kontrahentami, a zdarzają się sytuacje, w których ustalenie odbiorcy nie jest możliwe – przyznają mazowieccy urzędnicy. W skrajnych przypadkach faktury są przekazywane dalej za pośrednictwem e-Doręczeń, co dodatkowo wydłuża i komplikuje proces. W efekcie Mazowsze postuluje nawet zwolnienie JST objętych centralizacją VAT z obowiązku stosowania KSeF.

Ograniczona funkcjonalność systemu

Problem potwierdza także Ewa Błażejewska, dyrektorka Wydziału Finansowego w UM Poznania. Jej zdaniem brak obowiązku wypełniania pola „Podmiot 3” oznacza dodatkowe obowiązki związane z identyfikacją odbiorców i manualną redystrybucją faktur, co może prowadzić do opóźnień w płatnościach. – Błędnie podane numery NIP wymuszają występowanie do kontrahentów o faktury korygujące i angażują pracowników w wykonywanie dodatkowych obowiązków – dodaje.

Samorządy zwracają także uwagę na ograniczoną funkcjonalność KSeF. Jednorazowo można pobrać maksymalnie 10 faktur, brakuje zaawansowanych filtrów, możliwości sortowania dokumentów czy przygotowywania zbiorczych zestawień. – Aplikacja KSeF nie pozwala oznaczać faktur już pobranych ani zgłaszać dokumentów budzących wątpliwości. Aby zapewnić sprawną obsługę, gmina musiała wdrożyć dedykowane oprogramowanie – informuje gdański magistrat.