Z tego artykułu dowiesz się:
- Na czym polega zjawisko „shadow AI” i jakie ryzyka stwarza ono dla bezpieczeństwa danych w urzędach.
- Skąd wynika rozdźwięk między oficjalnymi deklaracjami a faktycznym, nieformalnym wykorzystaniem AI przez urzędników.
- Jakie kroki należy podjąć, aby wdrożyć sztuczną inteligencję w administracji w sposób bezpieczny i kontrolowany.
- Czym jest polski model językowy PLLuM i dlaczego może być odpowiedzią na kluczowe obawy samorządów.
Na pytania o wykorzystanie AI w bieżącej pracy, samorządy odpowiadają ostrożnie. W Urzędzie Miasta Skierniewice nie wdrożono dotąd jednego, oficjalnie rekomendowanego rozwiązania, które byłoby systemowo udostępniane pracownikom, ale dostęp do ogólnodostępnych narzędzi nie jest blokowany.
Jak przyznaje Piotr Miklaszewski z UM Skierniewice, praktyczne zastosowania widać choćby w biurze prasowym, gdzie technologie wspierają komunikację, obsługę mediów społecznościowych i działania kreatywne. Służą m.in. do szybkiego wizualizowania koncepcji czy poszukiwania nowych form prezentacji treści.
AI w urzędzie? Na razie więcej indywidualnych inicjatyw niż systemowych wdrożeń
Podobnie jest w Urzędzie Gminy Świercze na Mazowszu. – Dostrzegamy potencjał tej technologii w usprawnianiu procesów administracyjnych, przygotowywaniu dokumentów i materiałów informacyjnych oraz poprawie efektywności pracy urzędu. Obecnie koncentrujemy się przede wszystkim na poznawaniu możliwości tych rozwiązań, ich ograniczeń oraz warunków bezpiecznego i odpowiedzialnego wykorzystania w administracji samorządowej – mówi Izabela Kiela, sekretarz gminy.
Wskazuje też na potencjał takich narzędzi w usprawnianiu procesów administracyjnych, przygotowywaniu dokumentów, wyszukiwaniu i porządkowaniu informacji. Jednocześnie podkreśla, że generowane treści wymagają każdorazowej weryfikacji.
Czytaj więcej
Stolica Polski została zaliczona do grona wiodących rozwijających się klastrów sztucznej inteligencji w Europie. Na tempo rozwoju takich klastrów A...
Jeszcze dalej idzie Limanowa, gdzie nie korzysta się z modeli językowych ani generatywnej AI w bieżącej działalności, choć miasto rozważa w przyszłości uruchomienie własnego modelu, działającego lokalnie, w ramach własnej infrastruktury. To odpowiedź na jedną z kluczowych obaw samorządów: kontrolę nad danymi. Z kolei Urząd Gminy Radomsko informuje wprost, że nie wykorzystuje narzędzi AI i nie przewiduje ich wdrożenia ani stosowania w najbliższym czasie.
Shadow AI, czyli sztuczna inteligencja poza kontrolą urzędu
Ten obraz dobrze współgra z danymi. Według GUS w 2025 r. wdrożenie rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji deklarowało mniej niż 18 proc. jednostek administracji publicznej, a w administracji samorządowej – zaledwie nieco ponad 16 proc., gdy średnia w UE w administracji lokalnej to 27 proc.
Badanie Związku Miast Polskich i Fundacji Miasto wskazuje jednak, że co drugi urzędnik już korzysta z takich technologii. Rozdźwięk jest wyraźny: AI jest używana, ale często poza formalnymi strukturami urzędu.
Takie zjawisko ma nawet swoją nazwę: shadow AI. Pracownik, który chce szybciej przygotować pismo, streścić raport albo stworzyć projekt odpowiedzi dla mieszkańca, wkleja dane do darmowego chatbota, korzystając z prywatnego konta.
Problem w tym, że robi to bez wiedzy administratora, bez analizy ryzyka i często bez odpowiednich zabezpieczeń.
Eksperci alarmują, że korzystanie w pracy z darmowych wersji popularnych chatbotów, takich jak ChatGPT, może prowadzić do naruszenia RODO już w momencie wprowadzenia do nich danych osobowych. Jednym z problemów może być brak odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych, o której mówi art. 28 RODO.
– Pracownik chce szybciej przygotować dokument, podsumować raport czy stworzyć projekt odpowiedzi dla mieszkańca. Rolą kierownictwa jest zamienić tę oddolną praktykę w bezpieczny, przejrzysty i kontrolowany proces – komentuje Sebastian Kopiej, prezes agencji Commplace. – Dlatego pierwszym etapem strategii nie powinien być wybór kolejnego systemu, tylko sprawdzenie, gdzie sztuczna inteligencja jest już używana i do czego.
Czytaj więcej
Ministerstwo Cyfryzacji chce, by samorządy wzięły udział w testowaniu systemu sztucznej inteligencji ExtrAct. Narzędzie automatycznie analizuje dok...
Jego zdaniem pracownik powinien wiedzieć, z których narzędzi może korzystać, jakich informacji nie wolno do nich wprowadzać i które rezultaty wymagają weryfikacji. Kierownik musi wiedzieć, kto odpowiada za konkretne zastosowanie, a dział IT – z jakimi systemami narzędzie jest połączone i gdzie trafiają dane.
– Strategia powinna odpowiadać na kilka bardzo praktycznych pytań: jakich narzędzi używamy, do czego, jakie dane mogą do nich trafić, kto sprawdza wynik i kto odpowiada, jeśli system się pomyli. Jeżeli dokument nie daje pracownikowi odpowiedzi na te pytania, jego wartość operacyjna jest niewielka – tłumaczy Kopiej.
ChatGPT, Claude czy Gemini? Samorządy wciąż bez wspólnych zasad
Na pytanie o wykorzystywane modele językowe odpowiedzi samorządów są niemal jednolite: brakuje centralnych wdrożeń. Tymczasem bez jasnych zasad nie wiadomo, czy urząd korzysta z ChatGPT, Claude'a, Gemini czy lokalnego modelu, jakie dane są do nich wprowadzane i kto ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy.
A czy urzędnicy mają kompetencje do pracy z AI? Odpowiedzi są zróżnicowane, ale łączy je jedno: edukacja dopiero się zaczyna. Jak przekazał nam Piotr Miklaszewski z UM Skierniewice, miasto jest „w trakcie rozpoznawania potrzeb” poszczególnych wydziałów i uwzględnia materiały Ministerstwa Cyfryzacji w analizie potrzeb szkoleniowych. Jednolitego programu wdrożenia AI dla wszystkich pracowników jednak nie prowadzi.
Z kolei Świercze są nieco dalej. Kadra kierownicza uczestniczyła w kilku szkoleniach, a pracownikom zaproponowano szkolenie „Administracja przyszłości – kompetencje i odpowiedzialność w erze AI”. Gmina podkreśla, że pozwala ono poznać zarówno możliwości, jak i zagrożenia związane z nowymi technologiami, ograniczenia prawne oraz kwestie odpowiedzialności.
Potrzeba jest ogromna. Badania ZMP i NASK pokazują, że 87 proc. urzędników domaga się szkoleń z AI. Jednocześnie 42 proc. samorządów dopiero deklaruje chęć uruchomienia pilotaży w perspektywie dwóch–trzech lat. Wśród głównych barier eksperci wskazują przede wszystkim brak kompetencji (56 proc.) i niejasne kwestie regulacyjne (52 proc.).
– Jeżeli ratusz przed uruchomieniem pilotażu AI nie zmierzy czasu trwania procedury, jej kosztu oraz liczby popełnianych błędów, po kilku miesiącach nie będzie w stanie zweryfikować, czy technologia cokolwiek usprawniła – podkreśla Sebastian Kopiej.
Polski PLLuM czeka na samorządy. Zainteresowanie jest, decyzji brakuje
Czy samorządy są zainteresowane polskim modelem językowym PLLuM, który jest rozwijany na polskich danych, przez polskie zespoły i z myślą o polskich użytkownikach? Zainteresowanie nim jest, ale gotowość do testów – już niekoniecznie. UM Skierniewice „z zainteresowaniem obserwuje” rozwój PLLuM. Samorząd nie wyklucza żadnej technologii, ale na obecnym etapie nie podjął decyzji o przystąpieniu do testów.
Czytaj więcej
Sztuczna inteligencja coraz śmielej wkracza do urzędów. Odbiera telefony, odpowiada mieszkańcom, analizuje dokumenty i wspiera pracowników. Czy to...
Także gmina Świercze deklaruje zainteresowanie, szczególnie ze względu na dostosowanie modelu do języka polskiego i potrzeb administracji. Władze gminy decyzję uzależniają jednak od funkcjonalności rozwiązania, warunków dostępu, możliwości organizacyjnych i wymagań dotyczących bezpieczeństwa danych. Gmina chce najpierw obserwować doświadczenia większych samorządów.
Tymczasem PLLuM powoli zyskuje pierwszych użytkowników. Kilka dni temu ogłoszono, że powiat płocki wdroży go testowo we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji. Narzędzie ma usprawniać pracę urzędników, przyspieszać wydawanie decyzji i wspierać codzienne zadania administracyjne. Model testują również samorządy z Łodzi, Gdyni i Częstochowy.
Mniej papierologii, szybsza obsługa mieszkańców. Co AI może zmienić w urzędach?
Jakie korzyści z AI dostrzegają samorządy? Dla urzędu to przede wszystkim oszczędność czasu i automatyzacja powtarzalnych czynności. Urząd Miasta Skierniewice wskazuje na analizę i porządkowanie danych, wsparcie procesów organizacyjnych oraz przygotowywanie materiałów informacyjnych. Świercze dodają do tego szybsze opracowywanie dokumentów, analizowanie i streszczanie aktów prawnych oraz usprawnienie wewnętrznego obiegu informacji.
Dla mieszkańców korzyści mają być bardziej pośrednie, ale odczuwalne: sprawniejsza obsługa spraw, łatwiejszy dostęp do informacji, bardziej przejrzysta komunikacja i krótszy czas oczekiwania.
Jak podkreśla Izabela Kiela z gminy Świercze, AI powinna być narzędziem wspierającym człowieka, a nie zastępującym urzędników w podejmowaniu decyzji. – Administracja samorządowa to przede wszystkim ludzie i relacje z mieszkańcami. Nawet najlepsze rozwiązania technologiczne nie zastąpią bezpośredniego kontaktu, indywidualnego podejścia, rozmowy i zrozumienia potrzeb drugiego człowieka – zaznacza pani sekretarz.
Na świecie korzyści z wykorzystania AI w administracji są już mierzalne. Miasto Amarillo w USA obsługuje za pomocą wirtualnego asystenta około 16 tys. zapytań mieszkańców miesięcznie, co pozwoliło odroczyć rozbudowę call center wartą 1,8 mln dol.
Brytyjski chatbot ELLIS odpowiada na ponad tysiąc pytań dotyczących samorządu lokalnego. Rada hrabstwa Cumbria automatyzuje część wniosków o pozwolenia na parkowanie i faktur szkolnych. W ciągu trzech miesięcy zaoszczędziła w ten sposób ponad tonę papieru. Z kolei Boston zoptymalizował działanie sygnalizacji świetlnej, redukując na niektórych skrzyżowaniach opóźnienia o niemal 14 proc.
Nacisk na bezpieczeństwo i polskie technologie
Ministerstwo Cyfryzacji dostrzega problem i próbuje go rozwiązywać zarówno poprzez działania regulacyjne, jak i wsparcie finansowe. Wicepremier Krzysztof Gawkowski podkreśla, że samorządy są kluczowym ogniwem bezpieczeństwa cyfrowego państwa. – Bez cyberbezpiecznej, lokalnej Polski nie ma dobrego, polskiego cyberbezpieczeństwa – mówił wicepremier na niedawnym spotkaniu z samorządowcami. – Szczególnie na cyfrowej wojnie, na której jesteśmy i która będzie się nasilała, a w związku z tym, że powstał też nowy mnożnik siły. To ta sztuczna inteligencja, która daje radości, ale ma też ryzyka.
Minister zapowiada dalsze wsparcie finansowe dla samorządów, w tym ponad 350 mln zł na Centrum Cyberbezpieczeństwa NASK i Krajowe Centrum Wsparcia dedykowane jednostkom samorządu terytorialnego. – Chcemy, żeby największym beneficjentem środków na cyberbezpieczeństwo były samorządy – deklaruje minister Gawkowski. – Nie ma cyberbezpieczeństwa Polek i Polaków bez mocnego cyberbezpieczeństwa w gminie, powiecie czy w samorządowym województwie.
Czytaj więcej
Coraz więcej samorządów dba o poziom wiedzy technologicznej swoich pracowników. Spora część prowadzi także szkolenia dla mieszkańców.
Równolegle rząd inwestuje w suwerenne technologie. – Zdecydowaliśmy się na budowę własnych, suwerennych technologii, które będą napędzały wasz rozwój. To polski model językowy PLLuM – mówi minister. – Podpisujemy kolejne umowy, które dają szansę, że na naszym polskim modelu będziecie mogli łączyć się czatem, różnymi zdolnościami czy analityką, z waszymi mieszkańcami – dodał wicepremier Gawkowski.
Na platformie ai.gov.pl ministerstwo udostępnia bezpłatny przewodnik dla informatyków i samorządów, dotyczący wdrażania AI. Webinary „AI w służbie administracji” zgromadziły już ponad 1800 użytkowników, a ministerstwo planuje kolejne edycje.
Najpierw strategia, potem zakup. Jak samorządy powinny wdrażać AI?
Polskie samorządy stoją dziś na rozdrożu. Z jednej strony pracownicy już korzystają z AI – często poza formalnymi strukturami urzędów. Z drugiej – tylko nieco ponad 16 proc. jednostek samorządowych deklaruje wdrożenia, a zaledwie 8 proc. miast ma strategię AI. Kolejne 20 proc. jest w trakcie jej przygotowywania.
Droga naprzód wydaje się jasna: najpierw trzeba zmapować, gdzie AI jest już wykorzystywana, następnie ustalić zasady – z jakich narzędzi można korzystać, jakie dane wolno do nich wprowadzać, kto weryfikuje wyniki i kto ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy. Dopiero później przychodzi czas na pilotaże, mierzalne wskaźniki KPI i ewentualne rozszerzanie wdrożeń.
W tym procesie polski PLLuM może odegrać istotną rolę, oferując samorządom technologię dostosowaną do języka, prawa i realiów lokalnej administracji. Jak podkreśla minister Gawkowski, cyfryzacja nie jest celem samym w sobie: – Musi być dla obywatela. Muszą być sprawniejsze usługi publiczne. Musi być w końcu większe bezpieczeństwo, mniej formalności i lepsza jakość życia.
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w samorządach oraz wyzwania związane z cyberbezpieczeństwem i ochroną danych osobowych będą tematem Forum Liderów Samorządowych, które odbędzie się 7 grudnia w Warszawie.
