Skrzynki pełne, telefony się urywają. Nasz raport o pracy urzędów

W Urzędach miejskich urywają się telefony, skrzynki e-mailowe są pełne. Nie brakuje też wniosków wnoszonych przy pomocy ePUAP-u oraz przysyłanych tradycyjną pocztą.

Urzędy pracują w okrojonych składach. A to oznacza, że mieszkańcy na załatwienie swoich sprawy muszą poczekać dłużej.

Dzwonią, pytają

– Wniosków o dodatek mieszkaniowy oraz deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami wpływa tyle co zazwyczaj. Na infolinię mieszkańcy dzwonią głównie w sprawach: dowodów osobistych, meldunku, dowodów rejestracyjnych i praw jazdy, zawieszenia lub  wyrejestrowania działalności gospodarczej oraz użytkowania wieczystego – wylicza Monika Głazik z Urzędu Miasta w Lublinie.

– Wiele pytań do Urzędu przychodzi drogą e-mailową. Wydział Komunikacji załatwia wszystkie sprawy drogą korespondencyjną, za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP/PWPW, a od 16 marca br. w siedzibie wydziału można złożyć wnioski o rejestrację pojazdu, wydanie praw jazdy i uprawnień transportowych do specjalnie przygotowanego pojemnika – tłumaczy Monika Głazik.

CZYTAJ TAKŻE: Unijne miliony z regionalnych programów pójdą na walkę z koronawirusem

Podobnie jest w Białymstoku, Gdyni, Gdańsku, Łodzi, Krakowie, Warszawie czy Gliwicach.

– Obecnie do Departamentu Obsługi Mieszkańców dziennie wpływa ok. 200 wniosków elektronicznych. Dotyczą głównie spraw z zakresu rejestracji pojazdów, ewidencji ludności i dowodów osobistych – wyjaśnia Agnieszka Błachowska z Urzędu Miasta w Białymstoku.

W czasie pandemii do gdańskiego magistratu za pośrednictwem ePUAP wniesiono 1599 wniosków. Najwięcej dotyczyło spraw meldunkowych – 215 i dowodu osobistego – 178.

W Lublinie za pośrednictwem e-PUAP wpłynęło 96 wniosków o wydanie dowodu osobistego, zameldowania – 87, a o udostępnianie danych osobowych – 94.

Z kolei w Gdyni wniesiono od 13 marca 317 wniosków dotyczących m.in. meldunku, zaświadczenia o numerze PESEL, a także zgłoszenia powrotu z wyjazdu poza granice Polski, trwającego dłużej niż 6 miesięcy.

W Krakowie tylko w marcu (do 24 marca) liczba korespondencji obsługiwanej przez ePUAP wyniosła 11740. W Gliwicach wpłynęło od 16 do 23 marca ok. 420 korespondencji (w tym ok. 200 od osób fizycznych). Dla porównania – od 9 do 15 marca było to 257 (w tym 124 od osób fizycznych).

Zdalnie i na prywatnych komputerach

Urzędy pracują w niepełnym składzie. Część pracowników opiekuje się dziećmi i ma urlop. Wiele magistratów pracuje też częściowo zdalnie. Do pracy na odległość często wykorzystuje się prywatne komputery. Choć nie brak i odwrotnych sytuacji.

CZYTAJ TAKŻE: Komunikacja miejska od święta. Koronawirus poprzestawiał rozkłady jazdy

– W Departamencie Obsługi Mieszkańców Urzędu Miasta Białystok żaden pracownik nie pracuje zdalnie. W pracy jest obecna połowa pracowników – mówi Agnieszka Błachowska.

– W Lublinie około 5 proc. wszystkich zatrudnionych pracowników (stan na dzień 20 marca) otrzymało polecenie wykonywania pracy w sposób zdalny. Możliwe jest wykorzystywanie w tym celu komputerów prywatnych pod warunkiem spełnienia określonych wymogów bezpieczeństwa i parametrów technicznych – tłumaczy Monika Głazik. W Krakowie jest podobnie.

W Gdańsku inaczej. – Pracujemy, co do zasady na sprzęcie służbowym, a w niektórych przypadkach praca odbywa się na sprzęcie prywatnym przy zachowaniu odpowiednich zasad bezpieczeństwa – wyjaśnia Grażyna Rokita z krakowskiego magistratu.

– Pracę zdalną wykonuje około 20 proc. urzędników, głównie na służbowych komputerach – wyjaśnia Jędrzej Sieliwończyk z Urzędu Miasta w Gdańsku.

Dłużej się czeka

Urzędnicy też przyznają, że znacznie dłużej czeka się na rozpatrzenie spraw aniżeli przed pandemią. Opóźnienia mogą wynieść ponad miesiąc. Nie wszystkie też sprawy są teraz rozpatrywane. Należą do nich m.in. te wymagające osobistego stawiennictwa.

CZYTAJ TAKŻE: Dajemy radę. Mimo kwarantanny urzędy i firmy działają

– Za pośrednictwem platformy ePUAP, w wydziale komunikacji, bez konieczności wizyty w urzędzie, można załatwić tylko sprawy zbycia lub nabycia pojazdu. Dziennie takich spraw wpływa około 50 (dane z dn. 25 marca). Rekomendujemy też załatwianie spraw pilnych, np. rejestracji pojazdu nowego lub z zagranicy, który nie posiada tablic rejestracyjnych, a zatem nie może poruszać się po drogach publicznych. Apelujemy też, by osoby posiadające samochody zarejestrowane na terenie RP nie składały w obecnej sytuacji wniosków o rejestrację. Osobom, którym terminy do zgłoszenia zbycia (lub nabycia) lub zarejestrowania pojazdu sprowadzonego z UE minęły 12 marca br., nie będą nałożone kary za niewypełnienie ustawowych obowiązków – mówi Monika Głazik

Jakich spraw się nie załatwia zdalnie?

Agata Grzegorczyk z Urzędu Miasta w Gdyni wyjaśnia:

– Nadanie numer PESEL cudzoziemcowi spoza UE wymaga osobistego stawiennictwa. W tym wypadku nie ma usługi elektronicznej. Podobnie jest z przyjęciem zgłoszenia zameldowania lub wymeldowania od cudzoziemców spoza UE. Osobiste stawiennictwo cudzoziemca jest wymagane celem potwierdzenia tożsamości oraz przedłożenia oryginałów dokumentów. Teoretycznie można to zrobić przez uruchomioną śluzę, ale obawiam się, że żaden cudzoziemiec nie zostawi swojego paszportu w urzędzie na okres kwarantanny dokumentów.