Urząd miasta też musi uważać na RODO

Odesłania w BIP do YouTube’a nie zabezpieczało odpowiednio nagrań z posiedzeń rady miejskiej
Shutterstock

Jednym z powodów nałożenia kary w wysokości 40 tys. na burmistrza było to, że nie zawarł umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z podmiotami, którym przekazywał dane.

Jednostki samorządu terytorialnego też muszą się liczyć z karą za nieprzestrzeganie RODO, wynika z decyzji wydanej 18 października przez prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ZSPU.421.3.2019).

Umowa powierzenia nie została zawarta z firmą, na której serwerach znalazły się zasoby Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) urzędu miejskiego. Takiej umowy nie zawarto również z inną firmą, która dostarczała oprogramowanie do stworzenia BIP i zajmowała się obsługą serwisową w tym zakresie. Prezes UODO uznał więc, że doszło do naruszenia art. 28 ust. 3 RODO. Przepis ten zobowiązuje administratora, w którego imieniu przetwarzania danych osobowych dokonuje inny podmiot, do zawarcia z nim umowy powierzenia.

CZYTAJ TAKŻE: Już od roku jednostki samorządu muszą sobie radzić z RODO

W konsekwencji braku takiej umowy burmistrz dopuścił się udostępnienia danych osobowych bez podstawy prawnej, czym naruszył określone w RODO: zasadę przetwarzania danych zgodnie z prawem (art. 5 ust. 1 lit. a) oraz zasadę poufności (art. 5 ust. 1 lit. f). To jednak niejedyne naruszenia, które stwierdzono w toku postępowania kontrolnego prowadzonego przez prezesa UODO. Ustalono także, że brak było procedur wewnętrznych dotyczących przeglądu zasobów dostępnych w BIP pod kątem ustalenia okresu ich publikowania. To spowodowało, że przykładowo w BIP były dostępne m.in. oświadczenia majątkowe z 2010 roku, podczas gdy okres ich przechowywania wynosi sześć lat, co wynika z przepisów sektorowych. W przypadku danych, których okresu przechowywania nie reguluje prawo, administrator powinien sam go ustalić adekwatnie do celów, w jakich je przetwarza. Administrator naruszył więc zasadę ograniczonego przechowywania, określoną w art. 5 ust. 1 lit. e RODO.

Link to za mało

W czasie postępowania ustalono również, że zarejestrowane materiały z posiedzeń rady miejskiej były dostępne w BIP jedynie poprzez zamieszczenie linka do dedykowanego kanału na YouTubie. W urzędzie miejskim nie było kopii zapasowych tych nagrań. Przez to w przypadku utraty danych zapisanych w serwisie YouTube administrator nie dysponowałby tymi nagraniami. Nie przeprowadzono również analizy ryzyka związanej z publikacją nagrań z posiedzeń rady wyłącznie w serwisie YouTube. Doszło więc do naruszenia zasady integralności i poufności (art. 5 ust. 1 lit. f) oraz zasady rozliczalności (art. 5 ust. 2).

CZYTAJ TAKŻE: 27 pytań o to, jak stosować RODO

Zasada rozliczalności została naruszona również w związku z brakami w rejestrze czynności przetwarzania. Nie było w nim np. wskazanych wszystkich odbiorców danych, a także brakowało wskazania planowanego terminu usunięcia danych dla niektórych czynności przetwarzania.

Brak współpracy

Prezes UODO, nakładając karę, wziął pod uwagę to, że pomimo stwierdzonych w toku postępowania nieprawidłowości, nie zostały one usunięte przez administratora, ani nie wdrożył on rozwiązań mających przeciwdziałać naruszeniom w przyszłości. Administrator nie współpracował również z organem nadzoru. Dlatego Prezes UODO uznał, że nie zachodziły przesłanki, które mogłyby złagodzić wysokość kary.

Oprócz kary pieniężnej prezes urzędu nakazał administratorowi podjęcie działań mających na celu usunięcie stwierdzonych naruszeń.

Tagi:

Mogą Ci się również spodobać

Wstrzykiwacze z aplikacją na smartfonie

Z dzisiejszej perspektywy mam wrażenie, że początki naszej działalności były dużo bardziej ryzykowne i ...

Zadziwiający sposób na rozwój mniejszych miast

W Białymstoku, Kielcach, Radomiu czy Tarnowie powinny powstać systemy tramwajowe – uważa Instytut Sobieskiego. ...

500+: Rodziny dostają pieniądze bez kłopotu

Najwyższa Izba Kontroli przyjrzała się realizacji rządowego programu Rodzina 500+ i uważa, że samorządy ...

Jak cyfryzacja zmienia polską szkołę

Branża informatyczna stworzyła dla sektora oświaty rozwiązania, które wprowadzają nową jakość w codziennym zarządzaniu ...

Elektrociepłownia Szombierki czeka na swój czas

Postindustria po śląsku

Śląskie miasta zbudowano na przemyśle, w każdym pozostały XIX-wieczne pamiątki rewolucji industrialnej. Dziś kolejne ...

Prezydent Lublina: rywalizacja o inwestorów jest zawsze

Pokazaliśmy, że w Lublinie mogą działać nowoczesne firmy i laboratoria - mówi Krzysztof Żuk, ...