Na elektronicznym zaświadczeniu wystarczy elektroniczna pieczątka

Urzędy mają szybciej i łatwiej przygotowywać dokumenty potwierdzające stan faktyczny czy prawny, które są potrzebne np. przy przetargach.

Urzędy publiczne mają wydawać zaświadczenie w formie dokumentu elektronicznego, jeżeli zażąda tego osoba ubiegająca się o zaświadczenie. W takim przypadku ma ono być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym, a także kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Użycie takiej pieczęci przewiduje skierowany 17 lipca do pierwszego czytania w Sejmie projekt zmiany kodeksu postępowania administracyjnego. Obecnie zgodnie z przepisem art. 217 § 4 k.p.a. zaświadczenie wydaje się w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeżeli zażąda tego osoba ubiegająca się o zaświadczenie. Ponadto możliwe jest wydanie zaświadczenia w formie tradycyjnej (papierowej).

Dziś nie jest możliwe w pełni zautomatyzowane wydawanie zaświadczeń przez administrację publiczną. Zaświadczenie musi być podpisane przez osobę do tego upoważnioną – odręcznie lub elektronicznie, w zależności od wybranej formy zaświadczenia. Wymóg ten znacznie wydłuża postępowanie w sprawie o wydanie zaświadczenia, co ma znaczenie w przypadku np. postępowania przetargowego lub koncesyjnego albo zatrudnienia pracowników. Tymczasem w wielu przypadkach wydanie zaświadczenia nie wymaga ingerencji człowieka i może być maksymalnie uproszczone. Zaświadczenie jest aktem wiedzy organu administracyjnego o pewnym stanie faktycznym lub prawnym. Wymóg opatrzenia zaświadczenia podpisem przyporządkowanym do osoby fizycznej – pracownika organu upoważnionego do wydawania zaświadczeń – jest zbyt restrykcyjny – wynika z uzasadnienia do projektu nowelizacji.

CZYTAJ TAKŻE: Z inwestycjami ma być łatwiej

Te dzisiejsze problemy mają być rozwiązane przez wprowadzenie do kodeksu postępowania administracyjnego możliwości opatrywania zaświadczeń kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną jest traktowany w obrocie na równi z dokumentami papierowymi opatrzonymi podpisami odręcznymi, jak i z dokumentami elektronicznymi opatrzonymi kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Różnica polega na sposobie opatrzenia dokumentu mechanizmem pozwalającym na zapewnienie jego autentyczności – pieczęć nie jest nadawana przez człowieka, ale system teleinformatyczny. Pozwala to na pełne zautomatyzowanie procesu wydania dokumentu i umożliwienie otrzymania go przez wnioskodawcę niemal natychmiast po złożeniu żądania.

CZYTAJ TAKŻE: Trudniej będzie podrobić dowód i prawo jazdy

W przypadku wyboru przez wnioskodawcę elektronicznej formy zaświadczenia wybór metody uwierzytelnienia dokumentu będzie leżał po stronie urzędu. Organy, które z przyczyn organizacyjnych lub legislacyjnych nie będą wydawały zaświadczeń opatrzonych pieczęcią elektroniczną, nie będą do tego zobowiązane żądaniem wnioskodawcy. Z kolei urzędy oferujące w przyszłości zaświadczenia opatrzone pieczęcią elektroniczną nie będą zobowiązane do wydania w poszczególnych sprawach zaświadczenia opatrzonego podpisem elektronicznym dlatego, że złożono taki wniosek. Obie metody uwierzytelnienia (podpis i pieczęć elektroniczna) mają ten sam status w obrocie prawnym.