Tarcza antykryzysowa 3.0. wprowadza zmiany w zamówieniach publicznych. Mają one pomóc firmom oraz zamawiającym w realizacji inwestycji w czasie pandemii. Urzędy miejskie chwalą zaproponowane rozwiązania. Większość z nich przyznaje, że nie ma dużych problemów z przetargami.

Ruszy izba

Od ponad miesiąca Krajowa Izba Odwoławcza nie orzeka. Projekt tarczy przywraca jej funkcjonowanie. Postępowania przed KIO będą się jednak toczyć na podstawie dokumentów, bez udziału stron. Orzeczenia KIO ogłosi poprzez umieszczenie sentencji na swojej stronie internetowej w dniu jego wydania i e-mailem poinformuje strony.

Miasta chwalą rozwiązania. – Rozpatrywanie odwołań przez KIO jedynie w oparciu o dokumenty składane przez strony, wydaje się być w świetle trwającej pandemii jedynym dobrym rozwiązaniem. Zabezpiecza ono interesy stron, przy jednoczesnym dbaniu o zdrowie pracowników zamawiającego oraz wykonawców – twierdzi Karolina Gałecka z warszawskiego ratusza.

CZYTAJ TAKŻE: Przetargi: w ofercie nie wszystko można poprawić

– Pomimo zawieszenia prac KIO, nowe sprawy wpływają codziennie. Brak rozstrzygnięcia tych spraw zdecydowanie blokuje obecne zamówienia, gdyż uniemożliwia zakończenie większości z tych postępowań – uważa Katarzyna Gruszecka-Spychała, wiceprezydent Gdyni ds. gospodarki.

– Duża ilość postępowań o udzielenie zamówienia publicznego utknęła w martwym punkcie. Czy proponowane rozwiązanie jest dobre? To pokaże czas. Niemniej jednak jest ono lepsze niż bezczynność i zawieszenie w próżni toczących się postępowań, a w konsekwencji kontraktów – dodaje Ewa Kulik, dyrektor Wydziału Zamówień Publicznych w Urzędzie Miasta we Wrocławiu.

Kary i zmiany umów

Projekt tarczy 3.0. przewiduje, że w trakcie pandemii nie będą dochodzone kary umowne oraz wprowadza możliwość dokonywania zmian w umowach z powodu pandemii. To nie będzie jednak automatyzm. Wykonawca musi dysponować mocnymi dokumentami potwierdzającymi, że np. z powodu wirusa jego firma nie może realizować zamówienia lub robi to wolniej. I w tym wypadku dominują głosy pozytywne.

– Pandemia spowodowała, że zawarte umowy nie mogą być realizowane na pierwotnie określonych warunkach. Wprowadzenie możliwości dokonywania zmian należy ocenić pozytywnie, gdyż możliwa staje się dalsza ich realizacja poprzez dostosowanie jej do obecnie panujących warunków, np. dokonując zmiany terminu czy sposobu jej wykonania. Zapewnia to pewność zamawiającego, co do wykonania umowy, oraz pewność wykonawcy co do otrzymania należnego wynagrodzenia – twierdzi Karolina Gałecka.

CZYTAJ TAKŻE: Przetargi nie dla każdego, czyli pozorna miłość samorządów do startupów

– Prawo do zmiany umów oraz do odstąpienia od naliczania kar umownych bez narażania się na zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych to dobre rozwiązanie. Wyciąganie negatywnych konsekwencji wobec wykonawców w tym czasie mogłoby dodatkowo utrudnić, bądź wręcz uniemożliwić, realizację umów – dodaje Łukasz Oryszczak z Urzędu Miasta w Gliwicach.

Wiceprezydent Katarzyna Gruszecka-Spychała zwraca uwagę, że w tym wypadku kluczową rolę będą odgrywać kwestie dowodowe.

– Po pierwsze, wykonawca musi być pewny, że niewykonanie lub nieprawidłowe umowy jest wynikiem okoliczności związanych z pandemią. Po drugie, musi mieć dowody potwierdzające negatywny wpływ tych okoliczności na wykonywanie umowy. Spełnienie obydwu przesłanek daje zamawiającemu możliwość niedochodzenia kar umownych bez narażenia się na zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych – tłumaczy Katarzyna Gruszecka-Spychała.

Jak jest dziś

Okazuje się, że dzięki elektronizacji zamówień publicznych. Nie ma większych turbulencji, gdy chodzi o organizowanie przetargów w dużych miastach takich jak: Wrocław, Warszawa, Poznań, Katowice czy Gliwice, choć zdarza się, że dochodzi do przesunięcia otwarcia ofert. Ale nie wszędzie jest tak dobrze. Zakopane dotkliwie odczuwa już skutki pandemii.

– Do chwili ogłoszenia pandemii, udział zamówień prowadzonych drogą elektroniczną osiągnął poziom 95 proc. Dlatego też, zarówno urząd jako zamawiający, jak i wykonawcy startujący w naszych przetargach, nie odczuliśmy jakichkolwiek zmian wynikających z obecnej sytuacji epidemiologicznej.

CZYTAJ TAKŻE: Przetargi: nie ma odwrotu od cyfryzacji

Dodatkowo umożliwiliśmy wykonawcom oglądanie online sesji otwarcia ofert. Powoduje to, że 100 proc. procesu udzielania zamówienia publicznego, od momentu ogłoszenia przetargu do momentu wyboru najkorzystniejszej oferty, jest realizowane online. Trudności stwarzają jednostkowe przypadki postępowań, których nie da się przeprowadzić w formie elektronicznej, gdyż przewidują fizyczne dostarczenie próbek, makiet, modeli itp. W takich przypadkach dla wszczętych postępowań przesuwane są terminy otwarcia ofert – wyjaśnia Karolina Gałecka.

– W dniu wprowadzenia stanu epidemii w Polsce w Urzędzie Miasta Gdyni ogłoszonych było 14 postępowań przetargowych. Wszystkie są sukcesywnie realizowane (w kilku przypadkach przesunięto o 7-10 dni termin otwarcia ofert), dokonywane są otwarcia ofert i realizowana jest procedura zmierzająca do podpisania umów. We wszystkich ogłaszanych przetargach składane są oferty. Żadne z postępowań nie zostało unieważnione. Początkowo mieliśmy problemy z wypełnieniem normy art. 86 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Przepis mówi, że otwarcie ofert jest jawne. Rozwiązaliśmy go w ten sposób, że wprowadziliśmy transmisje online, umożliwiające śledzenie wykonawcom na żywo sesji otwarcia ofert – dodaje wiceprezydent Gdyni.

Podobnie jest w Poznaniu. – Postępowania prowadzone są na bieżąco, bez zakłóceń. Urząd wprowadził procedury zapewniające bezpieczeństwo przyjmowania oraz otwierania ofert papierowych, a jedynie składanie przez wykonawców dokumentów na wezwanie zamawiającego (z powodu kwarantanny, jakiej te dokumenty są poddane) nieco wydłuża procedurę, ale nie należy określać tego mianem utrudnień. Kilkukrotnie podjęto również decyzję o przeprowadzeniu postępowania krajowego w formie elektronicznej, tu ewentualne utrudnienie dotyczy obowiązku podpisywania przez wykonawców dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Biorąc jednak pod uwagę fakt, że od 1 stycznia 2021 r. posiadanie takiego podpisu będzie niezbędne do złożenia oferty – praktyka Urzędu Miasta Poznania wpłynąć może jedynie na przyspieszenie procesu elektronizacji zamówień oraz zwiększenie świadomości wykonawców w tym obszarze – mówi Katarzyna Woźniak, zastępca dyrektora Wydziału Zamówień i Obsługi Urzędu Miasta w Poznaniu.

Zahamowanie procesów

W Zakopanym nie jest tak różowo. – W ostatnim czasie doszło do zahamowania procesów udzielania zamówień publicznych. Spadek liczby ogłaszanych zamówień spowodowany jest ograniczeniem środków przeznaczanych na inwestycje w czasie pandemii – wyjaśnia Ewa Stasik, kierownik Biura Zamówień Publicznych UM Zakopane.

CZYTAJ TAKŻE: Samorządy: przetargi na nowych zasadach

– Prowadzone są tylko te postępowania, które są niezbędne dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania gminy. Pojawiające się trudności nie wpływają znacząco na proces udzielania zamówień. Polegają one głównie na braku możliwości przejścia na pełną komunikację drogą elektroniczną z wykonawcami, w tym składanie ofert. Ponadto, wprowadzenie kwarantanny dokumentów utrudnia obowiązek przeprowadzenia czynności otwarcia ofert, składanych w formie papierowej, w wyznaczonym dniu ich składania – dodaje Ewa Stasik.