Informatyzacja samorządów i spółek miejskich: Co oferują mieszkańcom?

Informatyzacja samorządów i spółek miejskich z roku na rok postępuje. Gminy chętnie inwestują w tę dziedzinę, a dotacje unijne pozwalają na realizację kosztownych i skomplikowanych projektów.

Publikacja: 09.07.2018 01:55

Informatyzacja jednostek samorządu terytorialnego przebiega sprawnie – urząd miasta w Opolu

Informatyzacja jednostek samorządu terytorialnego przebiega sprawnie – urząd miasta w Opolu

Foto: Fotorzepa/Sławomir Mielnik

Informatyzacja jednostek samorządu terytorialnego przebiega sprawnie, choć nie jest to proces szybki ani jednolity. Przyglądając się danym GUS, można odnieść wrażenie, że cyfryzacja gmin i miast jest dopiero w połowie drogi, choć wiele z nich wychodzi przed szereg, wdrażając naprawdę nowoczesne e-usługi dla ludności i zaawansowane systemy IT.

Najlepiej informatyzacja wychodzi tam, gdzie wspiera ją długofalowa strategia rozwoju teleinformatycznego. Niestety, według danych Ministerstwa Cyfryzacji posiada ją tylko 8 proc. jednostek samorządu terytorialnego (jst). Brak strategii oraz kompetencji informatycznych prowadzi czasami do niepełnego wykorzystania zakupionego sprzętu i narzędzi IT – w trakcie poprzedniej perspektywy unijnej na szczeblu samorządowym powstało 150 serwerowni, których wykorzystanie nie przekracza obecnie 7 proc.

Nieubłagana statystyka

GUS w publikacji „Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych w Polsce w latach 2013–2017" podaje uaktualnione w 2016 roku dane dotyczące stopnia informatyzacji w jednostkach administracji publicznej – łącznie: ministerstwa, urzędy miast, starostwa powiatowe, urzędy gmin, wojewódzkie i urzędy marszałkowskie.

Chociaż strony WWW są już standardem, to tylko 54,5 proc. badanych urzędów ma witrynę zgodną z wytycznymi WCAG (The Web Content Accessibility Guidelines) dotyczącymi dostępności treści internetowych. Można się natomiast cieszyć z faktu, że większość urzędów udostępnia (95,7 proc.) obywatelom usługi za pośrednictwem internetu.

W 2015 r. 98,9 proc. urzędów gmin, starostw powiatowych, urzędów marszałkowskich i wojewódzkich oraz urzędów administracji centralnej wykorzystywało elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie ePUAP, połowa zbadanych urzędów korzystała z systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, a co dziesiąty wskazał ten system jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

Pomimo iż poziom rozwoju e-administracji publicznej w Polsce sukcesywnie wzrasta, to brak możliwości finalizacji spraw w internecie skutkuje nie atysfakcjonującym stopniem wykorzystania udostępnianych usług przez społeczeństwo. Od 2011 r. odsetek obywateli korzystających z usług e-administracji w Polsce kształtuje się na poziomie 27–28 proc., podczas gdy korzystanie z usług online przez przedsiębiorców w relacjach z administracją jest na poziomie 92 proc. To bardzo znacząca różnica.

Z jakich narzędzi korzystają urzędy

Sprzęt komputerowy, taki jak desktopy, laptopy, tablety, wymieniany jest w urzędach co pięć–sześć lat, choć są takie jednostki, które mają ambicję ten czas skrócić do trzech lat. Serwery są eksploatowane dłużej i wymieniane w razie konieczności. Jeśli chodzi o oprogramowanie, to urzędy regionalne posiadają szereg różnego rodzaju systemów IT, które można podzielić na cztery grupy:

- systemy wspomagające świadczenie usług dla mieszkańców: podatki, edukacja, pomoc społeczna, gospodarka odpadami, opłaty online, dowody osobiste, prawa jazdy, ewidencja działalności gospodarczej, koncesje alkoholowe, obsługa stref płatnego parkowania, rejestry decyzji administracyjnych;

- systemy usprawniające komunikację z obywatelami, transparentność działania urzędu oraz dostarczające informacji: budżet obywatelski, SMS przypominające o terminie płatności, obsługa skarg, petycji, wniosków o informację publiczną;

- systemy wspomagające zarządzanie przestrzenią miejską: system informacji przestrzennej i terenowej, systemy ewidencyjne, systemy wspomagające działania na rzecz bezpieczeństwa, wspomaganie gospodarki przestrzennej, mapa hałasu, mapa zanieczyszczeń, plany zagospodarowania przestrzennego;

- systemy wspomagające procesy wewnętrzne urzędu: system kadrowo-płacowy, obsługa i zarządzanie budżetem, zarządzanie portfelem projektów inwestycyjnych, system informacji prawnej, elektroniczne zarządzanie dokumentacją, sprawozdawczość, analizy zarządcze.

Coraz więcej jednostek samorządu terytorialnego wdraża zintegrowane systemy do zarządzania urzędem. Dostawcami tych rozwiązań są z reguły przedsiębiorstwa krajowe. Systemy takie realizują potrzeby samorządów w zakresie zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów, obsługi budżetu, finansów i księgowości, wymiaru i poboru podatków oraz opłat lokalnych, obsługi kadrowo-płacowej, zarządzania mieniem komunalnym, prowadzenia rejestrów i ewidencji.

Najczęściej wdrażane są takie programy jak: AdAS – aplikacje dla administracji samorządowej (Tensoft); Puma (Zeto Softawre), OTAGO –Zintegrowany System Informatyczny Wspomagania Zarządzania Miastem i Gminą, który obsługiwany jest przez Asseco Data Systems oraz RATUSZ (Rekord SI). Wdrożenie ERP umożliwia uporządkowanie procesów i wymianę danych, co stanowi fundament pod budowę wspólnej platformy do świadczenia usług, których coraz więcej dostarczają urzędy. – W Cyfrowym Urzędzie Wrót Podlasia znajduje się ponad 1200 jednostek wystawiających ponad 500 różnych spraw. Dzięki wspólnej platformie możliwe jest wysłanie sprawy do konkretnej jednostki, otrzymanie odpowiedzi, sprawdzenie statusu sprawy i umówienie się na wizytę. Stworzyliśmy i prowadzimy Podlaski System Informacyjny e-Zdrowie. Na portalu pacjenta – ezdrowie.wrotapodlasia.pl – dostępne są usługi elektronicznej rejestracji na wizyty do około 300 poradni specjalistycznych funkcjonujących przy 30 podmiotach leczniczych woj. podlaskiego – mówi Urszula Arter, rzecznik prasowy marszałka województwa podlaskiego.

RODO i inwestycje w bezpieczeństwo

W związku z obowiązującym od 25 maja 2018 roku rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony danych osób fizycznych – zwanym RODO albo GDPR – w firmach i organizacjach dokonano wdrożeń i aktualizacji systemów ERP, zainwestowano w nowe rozwiązania technologiczne wspomagające proces ochrony danych.

W jaki sposób RODO wpłynęło na informatyzację urzędów regionalnych? Główne wydatki, jakie poniosły samorządy, dotyczyły szkoleń. – Wymiernym wydatkiem w związku z wejściem w życie RODO były koszty szkolenia pracowników urzędu i dyrektorów wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych oraz zatrudnienie dodatkowej osoby w celu wsparcia działań inspektora ochrony danych osobowych – mówi Piotr Grzyb, kierownik referatu ds. ochrony danych osobowych, inspektor ochrony danych osobowych z departamentu organizacyjnego i kadr w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu.

Ochrona danych to jednak tylko jeden z elementów systemu bezpieczeństwa, na które niektóre urzędy nie szczędzą środków. – Już w 2016 roku rozpoczęliśmy pracę nad centralizacją procesów i polityk bezpieczeństwa we wszystkich (czyli ponad 200) jednostkach gminnych, zatrudniliśmy ekspertów z zewnątrz oraz zbudowaliśmy kompetencje w tym zakresie, m.in. 11 osób uzyskało certyfikat audytora w zakresie normy bezpieczeństwa teleinformatycznego ISO 27001. Na bezpieczeństwo teleinformatyczne wydaliśmy w ciągu trzech lat ok. 6 mln zł – mówi Grzegorz Hunicz, dyrektor Wydziału Informatyki i Telekomunikacji w Urzędzie Miasta Lublin.

– Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach stara się wykorzystywać możliwości, które daje sieć internetowa. Klienci mogą kontaktować się z urzędnikami za pomocą czatu. Na swoim koncie (od maja 2016 roku) mamy dziś 1693 czaty. Najczęściej padają pytania na temat paszportów i wydawania zezwoleń na pobyt bądź pracę dla cudzoziemców – informuje Alina Kucharzewska z biura prasowego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach.

Nieodzownym kanałem komunikacji są też media społecznościowe: Facebook i Twitter. – Dziś mamy 24 678 aktywnych odbiorców na Facebooku i 3855 wyświetleń w ciągu ostatniego tygodnia na Twitterze – wskazuje Kucharzewska.

Duże projekty samodzielnie lub w partnerstwie

Projekty IT realizowane przez jst mają bardzo różny zakres i koszt: od kilkudziesięciu tysięcy do kilku milionów złotych. Mniejsze z nich dotyczą wdrożeń pojedynczych systemów wspomagających pracę urzędów. Te droższe realizowane są za pomocą środków unijnych.

Oto kilka przykładów. Rada Gminy Wiązowna wydała w 2018 roku 50 tys. zł na elektroniczny system do głosowania eSesja. Moduł transmisji obrazu umożliwia transmitowanie sesji i posiedzeń komisji za pomocą popularnych serwisów internetowych, np. YouTube'a, gdzie mieszkańcy mogą oglądać obraz na żywo lub później, w dogodnym dla nich czasie. System ten w 2018 roku zakupią gmina Olecko, Zambrów i Racibórz.

Informatyzację na większą skalę przeprowadza gmina Pasym w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury. Dzięki dofinansowaniu z UE w gminie zostaną wdrożone e-usługi publiczne dla mieszkańców, które umożliwią załatwianie spraw przez internet. Całkowita kwota projektu to ponad 7 mln zł, z czego 85 proc. to dofinansowanie ze środków zewnętrznych.

Do grudnia 2018 roku Gorzów Wielkopolski rozwinie w urzędzie miasta usługi e-administracji za kwotę 9 mln zł. Samorząd uzyskał ponad 7,5 mln zł dofinansowania z funduszy unijnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020.

Projekty IT w regionach są również realizowane w ramach regionalnego partnerstwa samorządów. Partnerstwo samorządów gmin powiatu włodawskiego, powiatów chełmskiego i kraśnickiego oraz gmin Janów Podlaski i Sosnowica zrealizuje w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014–2020 projekt o wartości 7,5 mln zł (wkład UE to 6,4 mln zł). W ramach projektu stworzonych zostanie 17 systemów teleinformatycznych, m. in. dotyczących platformy dialogu społecznego i komunikacji, elektronicznego zarządzania dokumentacją i budżetem gminy, portali podatkowych.

Opinia

Grzegorz Hunicz, dyrektor w Urzędzie Miasta Lublin

Jednostki gminy Lublin eksploatują łącznie blisko 11 tys. stacji roboczych, a w samym urzędzie miasta jest ich prawie 1700. Dążymy do tego, aby stacje robocze nie były starsze niż pięć lat. Oprogramowanie, jakim posługuje się urząd, to cztery duże systemy zintegrowane: elektroniczne zarządzanie dokumentami, system finansowy klasy ERP, system geoprzestrzenny, system zarządzania treścią, oraz kilkadziesiąt małych systemów wspomagania pracy: egzekucja, USC itd. Jesteśmy w trakcie realizacji dwóch dużych projektów dofinansowanych ze środków europejskich. Powstaną do końca 2020 r.: centrum kontaktu z mieszkańcami, system płatności elektronicznych, model 3D miasta z panelem aktywności mieszkańców. Kilka lat temu zbudowaliśmy miejskie centrum przetwarzania danych, które jest motorem napędowym integracji i poprawy bezpieczeństwa usług miejskich. ©?

Anna Iwanowska, podinspektor w Biurze Prezydenta ds. Komunikacji i Marki Miasta Gdańska

Kluczową zmianą wpływającą na zakres inwestycji związanych z wykorzystaniem technologii informatycznych było powołanie w sierpniu 2017 r. centrum usług wspólnych IT dla gminy miasta Gdańska (Gdańskie Centrum Informatyczne) i zatwierdzenie strategii informatyzacji GMG. Kładzie ona nacisk na podejście ukierunkowane na usługi i efekty dla komórek merytorycznych, a nie na technologię. Realizowanych jest kilka przedsięwzięć: modernizacja Gdańskiej Platformy Edukacyjnej, uruchomienie i wdrożenie Gdańskiego Centrum Kontaktu wraz z usprawnieniem systemu obsługi kolejkowego, modernizacja intranetu, rozwój i integracja z zasobami geodezyjnymi systemów informacji przestrzennej. Nowe przedsięwzięcia będą się koncentrowały na standaryzacji środowiska IT dla obsługiwanych jednostek oraz wyrównywaniu poziomu bezpieczeństwa ich użytkowników.

Informatyzacja jednostek samorządu terytorialnego przebiega sprawnie, choć nie jest to proces szybki ani jednolity. Przyglądając się danym GUS, można odnieść wrażenie, że cyfryzacja gmin i miast jest dopiero w połowie drogi, choć wiele z nich wychodzi przed szereg, wdrażając naprawdę nowoczesne e-usługi dla ludności i zaawansowane systemy IT.

Najlepiej informatyzacja wychodzi tam, gdzie wspiera ją długofalowa strategia rozwoju teleinformatycznego. Niestety, według danych Ministerstwa Cyfryzacji posiada ją tylko 8 proc. jednostek samorządu terytorialnego (jst). Brak strategii oraz kompetencji informatycznych prowadzi czasami do niepełnego wykorzystania zakupionego sprzętu i narzędzi IT – w trakcie poprzedniej perspektywy unijnej na szczeblu samorządowym powstało 150 serwerowni, których wykorzystanie nie przekracza obecnie 7 proc.

Pozostało 93% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Materiał partnera
Ciechanów idealny na city break
Materiał partnera
Nowa trakcja turystyczna Pomorza Zachodniego
Materiał partnera
Dolny Śląsk mocno stawia na turystykę
Regiony
Samorządy na celowniku hakerów
Materiał Promocyjny
Jakie są główne zalety systemów do zarządzania zasobami ludzkimi?
Materiał partnera
Niezależność Energetyczna Miast i Gmin 2024 - Energia Miasta Szczecin
Regiony
Nie tylko infrastruktura, ale też kultura rozwijają regiony