Informatyzacja samorządów i spółek miejskich: Co oferują mieszkańcom?

Informatyzacja jednostek samorządu terytorialnego przebiega sprawnie, choć nie jest to proces szybki ani jednolity. Przyglądając się danym GUS, można odnieść wrażenie, że cyfryzacja gmin i miast jest dopiero w połowie drogi, choć wiele z nich wychodzi przed szereg, wdrażając naprawdę nowoczesne e-usługi dla ludności i zaawansowane systemy IT.

Najlepiej informatyzacja wychodzi tam, gdzie wspiera ją długofalowa strategia rozwoju teleinformatycznego. Niestety, według danych Ministerstwa Cyfryzacji posiada ją tylko 8 proc. jednostek samorządu terytorialnego (jst). Brak strategii oraz kompetencji informatycznych prowadzi czasami do niepełnego wykorzystania zakupionego sprzętu i narzędzi IT – w trakcie poprzedniej perspektywy unijnej na szczeblu samorządowym powstało 150 serwerowni, których wykorzystanie nie przekracza obecnie 7 proc.

Nieubłagana statystyka

GUS w publikacji „Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych w Polsce w latach 2013–2017" podaje uaktualnione w 2016 roku dane dotyczące stopnia informatyzacji w jednostkach administracji publicznej – łącznie: ministerstwa, urzędy miast, starostwa powiatowe, urzędy gmin, wojewódzkie i urzędy marszałkowskie.

Chociaż strony WWW są już standardem, to tylko 54,5 proc. badanych urzędów ma witrynę zgodną z wytycznymi WCAG (The Web Content Accessibility Guidelines) dotyczącymi dostępności treści internetowych. Można się natomiast cieszyć z faktu, że większość urzędów udostępnia (95,7 proc.) obywatelom usługi za pośrednictwem internetu.

W 2015 r. 98,9 proc. urzędów gmin, starostw powiatowych, urzędów marszałkowskich i wojewódzkich oraz urzędów administracji centralnej wykorzystywało elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie ePUAP, połowa zbadanych urzędów korzystała z systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, a co dziesiąty wskazał ten system jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

Pomimo iż poziom rozwoju e-administracji publicznej w Polsce sukcesywnie wzrasta, to brak możliwości finalizacji spraw w internecie skutkuje nie atysfakcjonującym stopniem wykorzystania udostępnianych usług przez społeczeństwo. Od 2011 r. odsetek obywateli korzystających z usług e-administracji w Polsce kształtuje się na poziomie 27–28 proc., podczas gdy korzystanie z usług online przez przedsiębiorców w relacjach z administracją jest na poziomie 92 proc. To bardzo znacząca różnica.

Z jakich narzędzi korzystają urzędy

Sprzęt komputerowy, taki jak desktopy, laptopy, tablety, wymieniany jest w urzędach co pięć–sześć lat, choć są takie jednostki, które mają ambicję ten czas skrócić do trzech lat. Serwery są eksploatowane dłużej i wymieniane w razie konieczności. Jeśli chodzi o oprogramowanie, to urzędy regionalne posiadają szereg różnego rodzaju systemów IT, które można podzielić na cztery grupy:

- systemy wspomagające świadczenie usług dla mieszkańców: podatki, edukacja, pomoc społeczna, gospodarka odpadami, opłaty online, dowody osobiste, prawa jazdy, ewidencja działalności gospodarczej, koncesje alkoholowe, obsługa stref płatnego parkowania, rejestry decyzji administracyjnych;

- systemy usprawniające komunikację z obywatelami, transparentność działania urzędu oraz dostarczające informacji: budżet obywatelski, SMS przypominające o terminie płatności, obsługa skarg, petycji, wniosków o informację publiczną;

- systemy wspomagające zarządzanie przestrzenią miejską: system informacji przestrzennej i terenowej, systemy ewidencyjne, systemy wspomagające działania na rzecz bezpieczeństwa, wspomaganie gospodarki przestrzennej, mapa hałasu, mapa zanieczyszczeń, plany zagospodarowania przestrzennego;

- systemy wspomagające procesy wewnętrzne urzędu: system kadrowo-płacowy, obsługa i zarządzanie budżetem, zarządzanie portfelem projektów inwestycyjnych, system informacji prawnej, elektroniczne zarządzanie dokumentacją, sprawozdawczość, analizy zarządcze.

Coraz więcej jednostek samorządu terytorialnego wdraża zintegrowane systemy do zarządzania urzędem. Dostawcami tych rozwiązań są z reguły przedsiębiorstwa krajowe. Systemy takie realizują potrzeby samorządów w zakresie zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów, obsługi budżetu, finansów i księgowości, wymiaru i poboru podatków oraz opłat lokalnych, obsługi kadrowo-płacowej, zarządzania mieniem komunalnym, prowadzenia rejestrów i ewidencji.

Najczęściej wdrażane są takie programy jak: AdAS – aplikacje dla administracji samorządowej (Tensoft); Puma (Zeto Softawre), OTAGO –Zintegrowany System Informatyczny Wspomagania Zarządzania Miastem i Gminą, który obsługiwany jest przez Asseco Data Systems oraz RATUSZ (Rekord SI). Wdrożenie ERP umożliwia uporządkowanie procesów i wymianę danych, co stanowi fundament pod budowę wspólnej platformy do świadczenia usług, których coraz więcej dostarczają urzędy. – W Cyfrowym Urzędzie Wrót Podlasia znajduje się ponad 1200 jednostek wystawiających ponad 500 różnych spraw. Dzięki wspólnej platformie możliwe jest wysłanie sprawy do konkretnej jednostki, otrzymanie odpowiedzi, sprawdzenie statusu sprawy i umówienie się na wizytę. Stworzyliśmy i prowadzimy Podlaski System Informacyjny e-Zdrowie. Na portalu pacjenta – ezdrowie.wrotapodlasia.pl – dostępne są usługi elektronicznej rejestracji na wizyty do około 300 poradni specjalistycznych funkcjonujących przy 30 podmiotach leczniczych woj. podlaskiego – mówi Urszula Arter, rzecznik prasowy marszałka województwa podlaskiego.

RODO i inwestycje w bezpieczeństwo

W związku z obowiązującym od 25 maja 2018 roku rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony danych osób fizycznych – zwanym RODO albo GDPR – w firmach i organizacjach dokonano wdrożeń i aktualizacji systemów ERP, zainwestowano w nowe rozwiązania technologiczne wspomagające proces ochrony danych.

W jaki sposób RODO wpłynęło na informatyzację urzędów regionalnych? Główne wydatki, jakie poniosły samorządy, dotyczyły szkoleń. – Wymiernym wydatkiem w związku z wejściem w życie RODO były koszty szkolenia pracowników urzędu i dyrektorów wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych oraz zatrudnienie dodatkowej osoby w celu wsparcia działań inspektora ochrony danych osobowych – mówi Piotr Grzyb, kierownik referatu ds. ochrony danych osobowych, inspektor ochrony danych osobowych z departamentu organizacyjnego i kadr w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu.

Ochrona danych to jednak tylko jeden z elementów systemu bezpieczeństwa, na które niektóre urzędy nie szczędzą środków. – Już w 2016 roku rozpoczęliśmy pracę nad centralizacją procesów i polityk bezpieczeństwa we wszystkich (czyli ponad 200) jednostkach gminnych, zatrudniliśmy ekspertów z zewnątrz oraz zbudowaliśmy kompetencje w tym zakresie, m.in. 11 osób uzyskało certyfikat audytora w zakresie normy bezpieczeństwa teleinformatycznego ISO 27001. Na bezpieczeństwo teleinformatyczne wydaliśmy w ciągu trzech lat ok. 6 mln zł – mówi Grzegorz Hunicz, dyrektor Wydziału Informatyki i Telekomunikacji w Urzędzie Miasta Lublin.

– Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach stara się wykorzystywać możliwości, które daje sieć internetowa. Klienci mogą kontaktować się z urzędnikami za pomocą czatu. Na swoim koncie (od maja 2016 roku) mamy dziś 1693 czaty. Najczęściej padają pytania na temat paszportów i wydawania zezwoleń na pobyt bądź pracę dla cudzoziemców – informuje Alina Kucharzewska z biura prasowego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach.

Nieodzownym kanałem komunikacji są też media społecznościowe: Facebook i Twitter. – Dziś mamy 24 678 aktywnych odbiorców na Facebooku i 3855 wyświetleń w ciągu ostatniego tygodnia na Twitterze – wskazuje Kucharzewska.

Duże projekty samodzielnie lub w partnerstwie

Projekty IT realizowane przez jst mają bardzo różny zakres i koszt: od kilkudziesięciu tysięcy do kilku milionów złotych. Mniejsze z nich dotyczą wdrożeń pojedynczych systemów wspomagających pracę urzędów. Te droższe realizowane są za pomocą środków unijnych.

Oto kilka przykładów. Rada Gminy Wiązowna wydała w 2018 roku 50 tys. zł na elektroniczny system do głosowania eSesja. Moduł transmisji obrazu umożliwia transmitowanie sesji i posiedzeń komisji za pomocą popularnych serwisów internetowych, np. YouTube'a, gdzie mieszkańcy mogą oglądać obraz na żywo lub później, w dogodnym dla nich czasie. System ten w 2018 roku zakupią gmina Olecko, Zambrów i Racibórz.

Informatyzację na większą skalę przeprowadza gmina Pasym w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury. Dzięki dofinansowaniu z UE w gminie zostaną wdrożone e-usługi publiczne dla mieszkańców, które umożliwią załatwianie spraw przez internet. Całkowita kwota projektu to ponad 7 mln zł, z czego 85 proc. to dofinansowanie ze środków zewnętrznych.

Do grudnia 2018 roku Gorzów Wielkopolski rozwinie w urzędzie miasta usługi e-administracji za kwotę 9 mln zł. Samorząd uzyskał ponad 7,5 mln zł dofinansowania z funduszy unijnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020.