Centrum usług wspólnych z rozmachem

Tarnów wraz z okalającym powiatem i dwudziestoma gminami chce obniżyć koszty funkcjonowania administracji dzięki wspólnemu projektowi informatycznemu.

Publikacja: 10.09.2017 21:00

Z usług informatycznych samorządów korzystają na razie głównie młodzi ludzie.

Z usług informatycznych samorządów korzystają na razie głównie młodzi ludzie.

Foto: Fotolia

W Małopolsce powstaje jedno z największych centrów usług wspólnych w sektorze samorządowym. Takie centra to koncepcja wyniesiona z sektora prywatnego. W gospodarce wolnorynkowej takie jednostki służą obniżeniu kosztów funkcjonowania zazwyczaj transnarodowych przedsiębiorstw. Podobne rozwiązania coraz częściej, choć na mniejszą skalę, stosuje się również w sektorze publicznym, rzecz jasna z zachowaniem zasady suwerenności, czyli w ramach terytorium państwa. Podobne możliwości wprowadzono również w Polsce. Od stycznia 2016 r. obowiązuje znowelizowana ustawa o samorządzie gminnym, pozwalająca na tworzenie centrów usług wspólnych w ramach jednostki samorządu terytorialnego lub porozumień wielu jst. W Małopolsce skorzystano z tej możliwości. Z różnym efektem.

Na małą skale

Najczęściej spotykanym rozwiązaniem, na które decydują się samorządy, jest tworzenie dość fasadowych centrów na bazie zespołów administracyjno-ekonomicznych szkół. Z takiego rozwiązania skorzystała między innymi gmina Jabłonka w powiecie nowotarskim. – Funkcjonujemy od początku roku. Wielkich zmian nie wprowadziliśmy, pracowaliśmy dla szkół i dalej to czynimy. Pewnie mielibyśmy oszczędności, gdyby połączyć projekt z usługami dla jednostek zajmujących się kulturą czy sportem, spadłaby może liczba zatrudnionych osób. Jakkolwiek mieliśmy obowiązek powołania centrum w związku z przepisami oświatowymi, to zrezygnowaliśmy z oferowania usług jednostkom opieki zdrowotnej czy polityki społecznej. Naszym zdaniem nie miało to sensu, ale taka możliwość prawna istnieje – mówi nam Maria Staszkiewicz, dyrektor Centrum Usług Wspólnych w gminie Jabłonka w powiecie nowotarskim. Pod rządami znowelizowanej ustawy z możliwości powołania centrum nie skorzystało miasto Kraków, które mogłoby mieć z tego tytułu największe oszczędności, ze względu na skalę funkcjonowania administracji.

– W skali całej gminy, urzędu, jednostek czy spółek samorządowych nie wdrożyliśmy takiego projektu. Jedynie Zakład Ekonomiki Oświaty powołał centrum usług wspólnych w przypadku jednostek oświatowych podległych samorządowi gminnemu – mówi „Rzeczpospolitej" Jan Machowski z Urzędu Miasta Krakowa.

Pokazowa inicjatywa

Od 2017 r. ruszył natomiast bodaj najodważniejszy w Polsce wspólny projekt 22 jednostek samorządu terytorialnego z subregionu tarnowskiego. Liderem jest Tarnów, który z powodzeniem informatyzował usługi dla mieszkańców już w poprzedniej perspektywie budżetowej UE. Miasto wprowadziło wielofunkcyjną kartę miejską zintegrowaną z aglomeracyjną kartą Krakowa. Co więcej, stworzyło Zintegrowany System Informacji Przestrzennej oraz system do zarządzania edukacją w mieście, czyli Edunet, obejmujący między innymi księgowość, monitoring, e-dzienniki, dokumentowanie procesów kształcenia. System działa od 2007 r. Tarnów chce podzielić się tymi doświadczeniami z całym subregionem. Dofinansowanie z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego w wysokości 6,2 mln zł pozwoli na zrealizowanie wartego 10 mln zł projektu. Z inwestycji skorzysta 21 innych podmiotów: powiat tarnowski oraz gminy: Bolesław, Ciężkowice, Dąbrowa Tarnowska, Gnojnik, Gręboszów, Iwkowa, Mędrzechów, Olesno, Pleśna, Radłów, Ryglice, Skrzyszów, Szczucin, Szczurowa, Szerzyny, Tuchów, Wierzchosławice, Wojnicz, Zakliczyn, Żabno. – W tej chwili oczekujemy na sprzęt, projekt ma charakter informatyczny. Bo chodzi o możliwość korzystania z platform przez wszystkich uczestników, czekamy na serwery i zabezpieczenia. Po instalacji będziemy mogli tworzyć zasoby informacji dla mieszkańców oraz będziemy mieli poczucie bezpieczeństwa, jeżeli chodzi o nasze zasoby. Przede wszystkim spodziewamy się efektów w zakresie bezpieczeństwa ekonomicznego, ciężko to zmierzyć. My jesteśmy gminą odległą, ale miasto Tarnów i okalające gminy będą miały większe oszczędności, między innymi dlatego, że dzięki systemowi będą miały wspólną kartę na komunikację publiczną – wyjaśnia „Rzeczpospolitej" Beata Weron- -Białas, sekretarz gminy Ciężkowice.

Oszczędności powstaną również przez same wspólne zakupy, jeden przetarg zastępuje bowiem 22 skomplikowane i drogie procedury oraz wpływa na obniżenie ceny.

Obecnie prowadzone są dwa postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę, instalację i konfigurację sprzętu komputerowego oraz oprogramowania na potrzeby realizacji projektu oraz dostawę i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania Finansami Gminy Miasta Tarnowa. Miasto przygotowuje kolejne zamówienia. Docelowo system ma funkcjonować w 2018 r., integrując wszystkie platformy samorządowe. – Głównym celem projektu jest ujednolicenie i unowocześnienie systemów przechowywania danych, ich przetwarzania, obróbki, udostępniania i wymiany. CUW nie tylko zapewni dostęp jednostek samorządu do nowoczesnych technologicznie, zdalnych systemów informatycznych, na które nie mogłyby sobie pozwolić, działając samodzielnie, ale także zmniejszy dystans między mieszkańcami a urzędami. Mieszkańcy będą mogli sprawdzić, na jakim etapie procedury administracyjnej jest aktualnie sprawa załatwiana przez nich w urzędzie. Każdy z mieszkańców bez wychodzenia z domu będzie mógł prześledzić tzw. obiegówkę mieszkańca, czyli między innymi stan swoich rozliczeń z urzędem – mówi „Rzeczpospolitej" Tomasz Rożeń, zastępca dyrektora Wydziału Informatyzacji Urzędu Miasta Tarnowa.

Dodatkowo wprowadzony zostanie mechanizm administracyjnego informowania mieszkańców w przypadku zbliżania się terminu płatności. Mieszkańcy otrzymają przypomnienie, a jeśli nie uregulują należności w terminie, SMS poinformuje ich o tym, że termin zapłaty minął. To wymierne korzyści dla urzędników oraz ich klientów.

Na razie więcej papieru

Pewną naturalną bolączką tego typu projektów jest tradycjonalizm. Z usług informatycznych samorządów korzystają bowiem dopiero młodsze pokolenia. – Więcej dokumentów wpływa do urzędów w formie tradycyjnej, widzimy to po potwierdzeniu profili zaufanych. Podstawowy klient jest tradycyjny. W gminach wiejskich czy miejsko-wiejskich takie usposobienie dominuje. Wiemy to z elektronicznego obiegu dokumentów. Najnowszy projekt centrum usług wspólnych to bardziej krok milowy w przyszłość. Zapewni o wiele lepsze funkcjonowanie administracji publicznej w dłuższej perspektywie i dlatego tak wiele gmin do niego przystąpiło – dodaje Beata Weron-Białas.

W Małopolsce powstaje jedno z największych centrów usług wspólnych w sektorze samorządowym. Takie centra to koncepcja wyniesiona z sektora prywatnego. W gospodarce wolnorynkowej takie jednostki służą obniżeniu kosztów funkcjonowania zazwyczaj transnarodowych przedsiębiorstw. Podobne rozwiązania coraz częściej, choć na mniejszą skalę, stosuje się również w sektorze publicznym, rzecz jasna z zachowaniem zasady suwerenności, czyli w ramach terytorium państwa. Podobne możliwości wprowadzono również w Polsce. Od stycznia 2016 r. obowiązuje znowelizowana ustawa o samorządzie gminnym, pozwalająca na tworzenie centrów usług wspólnych w ramach jednostki samorządu terytorialnego lub porozumień wielu jst. W Małopolsce skorzystano z tej możliwości. Z różnym efektem.

Pozostało 88% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Materiał partnera
Nowa trakcja turystyczna Pomorza Zachodniego
Materiał partnera
Dolny Śląsk mocno stawia na turystykę
Regiony
Samorządy na celowniku hakerów
Materiał partnera
Niezależność Energetyczna Miast i Gmin 2024 - Energia Miasta Szczecin
Regiony
Nie tylko infrastruktura, ale też kultura rozwijają regiony