Centrum usług wspólnych z rozmachem

Tarnów wraz z okalającym powiatem i dwudziestoma gminami chce obniżyć koszty funkcjonowania administracji dzięki wspólnemu projektowi informatycznemu.

Publikacja: 10.09.2017 21:00

Z usług informatycznych samorządów korzystają na razie głównie młodzi ludzie.

Z usług informatycznych samorządów korzystają na razie głównie młodzi ludzie.

Foto: Fotolia

W Małopolsce powstaje jedno z największych centrów usług wspólnych w sektorze samorządowym. Takie centra to koncepcja wyniesiona z sektora prywatnego. W gospodarce wolnorynkowej takie jednostki służą obniżeniu kosztów funkcjonowania zazwyczaj transnarodowych przedsiębiorstw. Podobne rozwiązania coraz częściej, choć na mniejszą skalę, stosuje się również w sektorze publicznym, rzecz jasna z zachowaniem zasady suwerenności, czyli w ramach terytorium państwa. Podobne możliwości wprowadzono również w Polsce. Od stycznia 2016 r. obowiązuje znowelizowana ustawa o samorządzie gminnym, pozwalająca na tworzenie centrów usług wspólnych w ramach jednostki samorządu terytorialnego lub porozumień wielu jst. W Małopolsce skorzystano z tej możliwości. Z różnym efektem.

Na małą skale

Najczęściej spotykanym rozwiązaniem, na które decydują się samorządy, jest tworzenie dość fasadowych centrów na bazie zespołów administracyjno-ekonomicznych szkół. Z takiego rozwiązania skorzystała między innymi gmina Jabłonka w powiecie nowotarskim. – Funkcjonujemy od początku roku. Wielkich zmian nie wprowadziliśmy, pracowaliśmy dla szkół i dalej to czynimy. Pewnie mielibyśmy oszczędności, gdyby połączyć projekt z usługami dla jednostek zajmujących się kulturą czy sportem, spadłaby może liczba zatrudnionych osób. Jakkolwiek mieliśmy obowiązek powołania centrum w związku z przepisami oświatowymi, to zrezygnowaliśmy z oferowania usług jednostkom opieki zdrowotnej czy polityki społecznej. Naszym zdaniem nie miało to sensu, ale taka możliwość prawna istnieje – mówi nam Maria Staszkiewicz, dyrektor Centrum Usług Wspólnych w gminie Jabłonka w powiecie nowotarskim. Pod rządami znowelizowanej ustawy z możliwości powołania centrum nie skorzystało miasto Kraków, które mogłoby mieć z tego tytułu największe oszczędności, ze względu na skalę funkcjonowania administracji.

– W skali całej gminy, urzędu, jednostek czy spółek samorządowych nie wdrożyliśmy takiego projektu. Jedynie Zakład Ekonomiki Oświaty powołał centrum usług wspólnych w przypadku jednostek oświatowych podległych samorządowi gminnemu – mówi „Rzeczpospolitej" Jan Machowski z Urzędu Miasta Krakowa.

Pokazowa inicjatywa

Od 2017 r. ruszył natomiast bodaj najodważniejszy w Polsce wspólny projekt 22 jednostek samorządu terytorialnego z subregionu tarnowskiego. Liderem jest Tarnów, który z powodzeniem informatyzował usługi dla mieszkańców już w poprzedniej perspektywie budżetowej UE. Miasto wprowadziło wielofunkcyjną kartę miejską zintegrowaną z aglomeracyjną kartą Krakowa. Co więcej, stworzyło Zintegrowany System Informacji Przestrzennej oraz system do zarządzania edukacją w mieście, czyli Edunet, obejmujący między innymi księgowość, monitoring, e-dzienniki, dokumentowanie procesów kształcenia. System działa od 2007 r. Tarnów chce podzielić się tymi doświadczeniami z całym subregionem. Dofinansowanie z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego w wysokości 6,2 mln zł pozwoli na zrealizowanie wartego 10 mln zł projektu. Z inwestycji skorzysta 21 innych podmiotów: powiat tarnowski oraz gminy: Bolesław, Ciężkowice, Dąbrowa Tarnowska, Gnojnik, Gręboszów, Iwkowa, Mędrzechów, Olesno, Pleśna, Radłów, Ryglice, Skrzyszów, Szczucin, Szczurowa, Szerzyny, Tuchów, Wierzchosławice, Wojnicz, Zakliczyn, Żabno. – W tej chwili oczekujemy na sprzęt, projekt ma charakter informatyczny. Bo chodzi o możliwość korzystania z platform przez wszystkich uczestników, czekamy na serwery i zabezpieczenia. Po instalacji będziemy mogli tworzyć zasoby informacji dla mieszkańców oraz będziemy mieli poczucie bezpieczeństwa, jeżeli chodzi o nasze zasoby. Przede wszystkim spodziewamy się efektów w zakresie bezpieczeństwa ekonomicznego, ciężko to zmierzyć. My jesteśmy gminą odległą, ale miasto Tarnów i okalające gminy będą miały większe oszczędności, między innymi dlatego, że dzięki systemowi będą miały wspólną kartę na komunikację publiczną – wyjaśnia „Rzeczpospolitej" Beata Weron- -Białas, sekretarz gminy Ciężkowice.

Oszczędności powstaną również przez same wspólne zakupy, jeden przetarg zastępuje bowiem 22 skomplikowane i drogie procedury oraz wpływa na obniżenie ceny.

Obecnie prowadzone są dwa postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę, instalację i konfigurację sprzętu komputerowego oraz oprogramowania na potrzeby realizacji projektu oraz dostawę i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania Finansami Gminy Miasta Tarnowa. Miasto przygotowuje kolejne zamówienia. Docelowo system ma funkcjonować w 2018 r., integrując wszystkie platformy samorządowe. – Głównym celem projektu jest ujednolicenie i unowocześnienie systemów przechowywania danych, ich przetwarzania, obróbki, udostępniania i wymiany. CUW nie tylko zapewni dostęp jednostek samorządu do nowoczesnych technologicznie, zdalnych systemów informatycznych, na które nie mogłyby sobie pozwolić, działając samodzielnie, ale także zmniejszy dystans między mieszkańcami a urzędami. Mieszkańcy będą mogli sprawdzić, na jakim etapie procedury administracyjnej jest aktualnie sprawa załatwiana przez nich w urzędzie. Każdy z mieszkańców bez wychodzenia z domu będzie mógł prześledzić tzw. obiegówkę mieszkańca, czyli między innymi stan swoich rozliczeń z urzędem – mówi „Rzeczpospolitej" Tomasz Rożeń, zastępca dyrektora Wydziału Informatyzacji Urzędu Miasta Tarnowa.

Dodatkowo wprowadzony zostanie mechanizm administracyjnego informowania mieszkańców w przypadku zbliżania się terminu płatności. Mieszkańcy otrzymają przypomnienie, a jeśli nie uregulują należności w terminie, SMS poinformuje ich o tym, że termin zapłaty minął. To wymierne korzyści dla urzędników oraz ich klientów.

Na razie więcej papieru

Pewną naturalną bolączką tego typu projektów jest tradycjonalizm. Z usług informatycznych samorządów korzystają bowiem dopiero młodsze pokolenia. – Więcej dokumentów wpływa do urzędów w formie tradycyjnej, widzimy to po potwierdzeniu profili zaufanych. Podstawowy klient jest tradycyjny. W gminach wiejskich czy miejsko-wiejskich takie usposobienie dominuje. Wiemy to z elektronicznego obiegu dokumentów. Najnowszy projekt centrum usług wspólnych to bardziej krok milowy w przyszłość. Zapewni o wiele lepsze funkcjonowanie administracji publicznej w dłuższej perspektywie i dlatego tak wiele gmin do niego przystąpiło – dodaje Beata Weron-Białas.

Regiony
Dolny Śląsk zaprasza turystów. Szczególnie teraz
Materiał Promocyjny
Suzuki e VITARA jest w pełni elektryczna
Regiony
Odważne decyzje w trudnych czasach
Materiał partnera
Kraków – stolica kultury i nowoczesna metropolia
Regiony
Gdynia Sailing Days już po raz 25.
Materiał Promocyjny
Warta oferuje spersonalizowaną terapię onkologiczną
Materiał partnera
Ciechanów idealny na city break
Materiał Promocyjny
Najlepszy program księgowy dla biura rachunkowego